Een praktijkmanagementsysteem kiezen: welke afwegingen maak je

U wilt dossiers en cliëntdata accuraat en veilig beheren en gaat daarvoor op zoek naar een praktijk managementsysteem. Waar let u dan op in de vergelijking? Hoe belangrijk is het financiële aspect en wat geeft de doorslag? We gaan dit toelichten aan de hand van een praktijkvoorbeeld dat wij onlangs met een middelgroot advocatenkantoor hebben doorlopen. In dit geval stond het kantoor voor een vergelijk tussen BaseNet, een webbased applicatie, versus CClaw, een serverbased applicatie. Wij gaan in dit artikel dieper in op de functionele en financiële afwegingen die het kantoor moest maken.

Om te beginnen; wat is het verschil?
BaseNet en CClaw zijn beide praktijk managementsystemen, maar met een andere IT-infrastructuur als basis. BaseNet is wat we noemen een webbased applicatie, of Software as a Service (SaaS), waarbij je te maken hebt met een gedeelde, gesplitste, infrastructuur. De software draait in een zogenaamde publieke cloud: een gedeeld platform waar alle BaseNet gebruikers gebruik maken van dezelfde softwareomgeving, voorzien van hun eigen data. De online software koppelt met lokale BaseNet software en deze twee communiceren met elkaar. Een serverbased applicatie zoals CClaw kent één omgeving waar alles staat, en kan zowel op een lokale server worden geïnstalleerd, als op een private cloud omgeving waarop enkel uw kantoor is aangesloten. Het andere grote verschil is dat CClaw koppelt met Microsoft Word en Outlook. BaseNet gebruikt een eigen e-mail- en tekstverwerkingsomgeving.

De kantoorkeuze
Eén van onze klanten werkte door een overname en een fusie een tijdje met twee applicaties: CClaw, gehost via Clip Consultants, en BaseNet. Na verloop van tijd ontstond logischerwijs de vraag: ‘Is het niet vele malen effectiever te kiezen voor één applicatie voor iedereen en zo ja, welk systeem heeft dan de voorkeur?’

Hierbij speelde niet alleen efficiënter werken een rol. Een ander voordeel van het werken via één centrale werkomgeving was dat iedereen toegang kreeg tot dezelfde sjablonen en declaraties. Dit zou leiden tot een uniforme werkwijze. Het door ons geschetste migratietraject, waarbij we lopende dossiers zouden converteren naar één centrale omgeving, CClaw, werd met open armen ontvangen. Werken met CClaw had namelijk voor het kantoor onder andere de volgende functionele voordelen:

  • werken met Microsoft applicaties zoals Outlook en Word;
  • eigen sjablonen maken en aanpassen;
  • beter inzicht in het digitale dossier;
  • geen tijdsverlies met up en downloaden;
  • beter met elkaar in dossiers samenwerken.
     

Na de functionele afweging, maakte het kantoor vervolgens - logischerwijs - ook een financiële afweging. Hieruit bleek dat de CClaw oplossing duurder zou uitpakken dan de BaseNet oplossing. Hierna stonden er voor Clip Consultants negen vinkjes op groen en één op rood: de investeringskosten. Wij weten als geen ander: een rood vinkje, ook al is je functionaliteit nog zo van meerwaarde, kan de nekslag geven. Alleen weten wij ook dat de afweging maken op basis van enkel financiële aspecten een lastige zaak is. Het zijn immers twee compleet verschillende werelden, die van serverbased en webbased werken. Nu hoor ik u afvragen: ‘Hoezo dat dan?’

Financiële investering: niet te vergelijken
Het kantoor zou voor CClaw, in combinatie met een gehoste omgeving (inclusief virtuele werkplek en Office 365 licenties) bij Clip Consultants, rond de 140 euro per gebruiker betalen. De licentiekosten voor BaseNet lagen rond de 40 euro. Een groot verschil. Deze snelle berekening op basis van het aantal licenties maakt de keuze erg makkelijk toch? Alleen, waar in dit soort situaties vaak geen rekening mee wordt gehouden zijn de lokale kosten in een individuele omgeving. Denk hierbij aan Office licenties, antivirus, het maken van een eigen back-up en afschrijvingen op hardware. Denk ook aan updates die door een beheerder, vaak per uur, uitgevoerd moeten worden. Ook het up- en downloaden van documenten kost tijd en dus geld. Kosten waar je in een serverbased omgeving niet tegenaan loopt. Deze zitten verwerkt in het vaste bedrag per maand.

Qua integraties of bestandsuitwisselingen bent u ook beperkt tot wat een webbrowser kan verwerken, omdat er niet gewerkt kan worden met bijvoorbeeld lokale mappenstructuren via de Windows Verkenner. Bovendien kent CClaw meer en uitgebreidere functionaliteiten die het vergelijken ook in de weg kunnen staan.

Het is lastig om aan zo’n verschil aan functionaliteiten een compleet en eenduidig prijskaartje te hangen. Het vergelijken op prijs wordt hierdoor voor kantoren erg lastig. Wij hebben deze vergelijking al tientallen keren voor kantoren gemaakt. Onderaan de streep komen de maandelijkse kosten, de optelsom van een webbased applicatie inclusief de nog andere benodigde diensten van derde partijen zoals Microsoft of ICT-beveiliging, ongeveer op hetzelfde neer.

Conclusie
Wilt u overstappen naar een ander systeem om uw dossiers te beheren? Zorg er dan voor dat u, ongeacht om welke systemen het gaat, een goed onderzoek doet naar de functionele, technische én financiële aspecten. Ook naar de indirecte kosten die daarmee gepaard gaan. Kunt u daar hulp bij gebruiken? Neem gerust contact met ons op. Geheel vrijblijvend maken wij de puzzel voor u compleet. Zo kunt u weloverwogen een keuze maken; niet alleen op basis van functionaliteiten en techniek, maar ook op basis van financiën.

Wilt u meer weten over onder andere de verschillen tussen een cloud en webbased IT-omgeving? Download dan het whitepaper van Lexxyn Groep: to cloud or not to cloud. Hier wordt uitvoerig ingegaan op deze mogelijkheden en verschillen.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal