Het aantal gebruikers van ons Document Management Systeem (CCdms) groeit gestaag. Logisch: een DMS vergroot de vindbaarheid van documenten en zorgt ervoor dat u sneller en veiliger binnen dossiers werkt. Door deze groei in gebruikers, neemt inherent ook het aantal vragen over het DMS toe. Daarom in dit artikel: de acht meest gestelde vragen over het gebruik van CCdms. Handig voor bestaande gebruikers (want: hoe gebruikt u het systeem beter) én voor potentiële gebruikers (want: wat kan er allemaal wel en niet in CCdms).

De acht meest gestelde vragen over het gebruik van CCdms

1. Waarom zou ik werken met een DMS zoals CCdms?
Uiteraard heb ik ook weleens te maken met kritische vragen van (potentiële) gebruikers. Om antwoord te geven op de vraag wat de grootste voordelen van CCdms zijn, som ik altijd dit rijtje aan pluspunten op:

• Naadloze integratie met CClaw;
• Documenten stuurt u makkelijk per e-mail door;
• Een DMS werkt overzichtelijk;
• U profiteert van een gebruikersvriendelijke mappenstructuur;
• Documenten van de dossiers kunt u exporteren en zo makkelijk meenemen naar bijvoorbeeld de rechtbank;
• Advocaten schrijven direct hun tijd tijdens het opstellen van een document of e-mail.

2. Wat is de dagmap in CCdms?
De dagmap is niet zozeer een overzicht van de dag van gisteren of van morgen. Het is een overzicht van het onderhanden werk en de documenten waarmee u bezig bent. Vanuit de dagmap kunnen documenten, denk aan brieven, overeenkomsten en processtukken, worden goedgekeurd. Hierna worden deze overgezet naar het betreffende dossier. Het grote voordeel zit ‘m vooral in stukken waarmee u langer bezig bent.

In de dagmap:

• Worden deze documenten niet vergeten;
• Zijn deze documenten makkelijk toegankelijk en;
• Kunnen deze stukken eenvoudig worden doorgestuurd naar collega’s ter review.

In de praktijk zien we dat deze dagmap gebruikt wordt zoals het fysieke postboek van vroeger. Zie het als een digitale to do list.

3. Hoe kan het dat ik voor een bepaalde advocaat een document niet kan opslaan?
In CCdms kunt u als gebruiker aangeven van welke advocaat u de dossiers wilt inzien of wilt bewerken. Dit maakt het werken in CCdms, zeker bij kantoren met veel advocaten, overzichtelijker. Als een bepaalde gebruiker advocaat A niet aangevinkt, dan kan deze gebruiker niets plaatsen in de mappen, gekoppeld aan deze advocaat. Gelukkig hebben we dit in een mum van tijd aangepast.

4. Ik mag niet in de dagmap van advocaat X terwijl deze persoon wel staat ‘aangevinkt’
Lange leve de rechten. In dit geval is het zo dat advocaat X u waarschijnlijk niet heeft gemachtigd om zijn/haar dagmap in te zien. Ook dit is snel aan te passen door de advocaat te vragen om u alsnog te machtigen.

5. Help, de werkbalk is niet meer zichtbaar
Het komt regelmatig voor dat de werkbalk of een kolom niet meer zichtbaar zijn. Vaak is deze per ongeluk versleept. Dit maakt u snel ongedaan door in het tabblad bovenin op ‘weergave’ te klikken. Vervolgens selecteert u ‘weergave herstellen’ en selecteert u de weergave die herstelt moet worden.

6. Ik kan aan een oud dossier geen documenten toevoegen. Hoe kan dat?
In het DMS zijn oude zaken wel zichtbaar, maar u kunt hier niets aan toevoegen doordat deze zijn gearchiveerd. Wilt u naar dit oude dossier dan doet u dat via de ‘archiefdossiers’. Zoek via de filter naar het betreffend dossier. U heeft nu het dossier voor u. Vanuit hier kunt u documenten openen en bekijken. Wilt u deze bewerken, dan dient het dossier eerst heropend te worden.

7. Kan ik de pop-up voor het automatisch tijdschrijven ook uitzetten?
Dat kan wel, maar de vraag is ‘Wilt u dat echt?’ In de meeste gevallen blijkt dat advocaten na verloop van tijd de meerwaarde van deze pop-ups gaan inzien. Op het begin oogt het een beetje irritant. In de praktijk blijkt dat advocaten die met deze pop-ups direct hun tijd schrijven, meer tijd registeren. Ook al wordt het werk uiteindelijk niet gefactureerd, u hebt beter inzicht in uw tijdbesteding. Mijn advies is altijd: probeer het een tijdje, uitzetten kan altijd nog.

8. Hoe pas ik sjablonen via de Word koppeling aan?
Deze vraag is niet helemaal relevant voor het DMS. Wel is het zo dat gebruikers die het DMS gebruiken, ook de Word koppeling vaker inzetten. Omdat ik de Word koppeling dermate belangrijk vind, wijd ik er graag een heel artikel aan, waarbij ik ook graag mijn collega Jurgen-Jan betrek. Deze volgt binnenkort!