De aantrekkingskracht van rapportages

Business Intelligence is de nieuwe magneet voor de juridische praktijk. Tenminste dat stellen Eugene Haarmans (Clip Consultants) en Saskia van Egmond (Splendente): beiden idolaat van de Business Intelligence tool ‘Dynamic Law Manager’. Eugene interviewt Saskia over Business Intelligence (BI) en is benieuwd: ‘Zijn goede rapportages goud waard?’

Business Intelligence is de nieuwe magneet voor de juridische praktijk. Tenminste dat stellen Eugene Haarmans (Clip Consultants) en Saskia van Egmond (Splendente): beiden idolaat van de Business Intelligence tool ‘Dynamic Law Manager’. Eugene interviewt Saskia over Business Intelligence (BI) en is benieuwd: ‘Zijn goede rapportages goud waard?’

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 4, download nu het volledige magazine.

‘Business Intelligence werkt verslavend.’

Saskia, vertel ‘s. Hoe komt het dat je zo enthousiast bent over Business Intelligence?
Saskia: ‘Ik ben opgeleid als kandidaat-notaris. In de praktijk kwam ik erachter dat ik een té praktische jurist was. Ik vond het leuker om dingen te regelen. Ik ging aan de slag als kantoormanager en uiteindelijk als kantoordirecteur. Ik was verantwoordelijk voor alle facetten, maar ICT sprong er voor mij uit. Ik wilde processen met ICT efficiënter maken en had een sterke behoefte aan cijfers. Hoe presteren medewerkers? Waar ligt ieders kracht en waarin komt ieder individu het beste tot zijn recht? Waar liggen kansen? Welke producten leveren geld op en welke niet? Ik had behoefte aan goede rapportages en inzichtelijkheid in dashboards, maar vond deze niet. Daar werd het zaadje gepland dat zich ontwikkelde tot een ware hartstocht voor BI.’

Je groeide uit tot BI specialist en hebt, net als wij bij Clip Consultants, een voorliefde voor de BI tool ‘Dynamic Law Manager’ (DLM). Wij bieden DLM aan als verlengstuk van CClaw, jij zorgt voor implementatie en goed gebruik ervan. Kun jij de populariteit verklaren?
‘Jaren terug vond ik wat ik destijds zocht: een goede BI-tool in de vorm van DLM. Alleen, deze software was leeg. Oftewel, de rapporten die je vanuit de in Nederland beschikbare databases zoals CClaw kon maken, waren er niet. Ik wist welke info nodig was voor de juiste rapportages, maar had geen programmeerervaring. Ik ben gaan leren programmeren en heb voor iedere gangbare database rapporten geschreven.

Bij ieder kantoor waar ik kwam zei men: ‘Dat willen wij ook hebben.’ Naast dat ik op ZZP basis ICT-manager ben voor twee kantoren ben ik me gaan toeleggen op de implementatie van DLM bij advocaten- en notariskantoren. Daar is geen acquisitie voor nodig. Kantoren weten inmiddels hoe belangrijk het is om de bedrijfsvoering op feiten te baseren en niet langer op onderbuikgevoel.’

Voorbeelden van rapportages uit DLM

Business intelligence (BI) zorgt ervoor dat kantoren goed onderbouwd operationele en strategische beslissingen kunnen nemen. BI maakt daarvoor gebruik van aanwezige kennis en data. Met de goede vertaling van deze informatie laat BI trends zien, legt het kwetsbaarheden bloot en legt het verbanden. Waaraan voldoet volgens jou een goede BI-tool?
‘Wat inzichtelijk moet worden gemaakt is voor ieder kantoor anders. Al is dat in de basis wel vaak: de performance van medewerkers, de kostprijs en het aantal nieuwe dossiers. Maar ook onderhanden werk, declarabele uren en de urenverdeling per persoon (bijvoorbeeld hoeveel tijd op acquisitie) zijn populair. Vergeet ook inzicht in verwijzers en bijvoorbeeld actuele omzetlijsten en debiteuren-crediteuren overzichten niet.’

“Kantoren moeten niet meer bezig zijn met lijstjes maken, maar met lijstjes interpreteren.”

Aan de hand van BI zien kantoren snel waar de kansen en uitdagingen zitten. Management kan gericht gesprekken voeren met medewerkers. Welke pijn neemt BI in jouw beleving weg?
‘Neem een boekhouder als voorbeeld. Aan het einde van de maand, tijdens de declaratieronde, draait hij de onderhanden werklijsten uit en stuurt deze per persoon toe. De betrokkenen nemen deze door en leggen de aantekeningen weer terug bij de boekhouder. Allemaal losse lijstjes en werkzaamheden. Dat kost bakken met werk, betekent afhankelijkheid van een paar personen en is foutgevoelig. Wat gebeurt er als de boekhouder op vakantie is? BI kun je zo programmeren dat real-time, zeg iedere 30e van de maand, het onderhanden werk per persoon automatisch wordt gestuurd. Kantoren moeten niet meer bezig zijn met lijstjes maken, maar met lijstjes interpreteren.’

Ieder kantoor wil winstgevend zijn en een goed financieel inzicht hebben. Op die manier kan er snel worden bijgestuurd. Wat is volgens jou de meerwaarde van BI voor kantoren?
‘Het management krijgt direct financieel inzicht, zonder tussenkomst van de boekhouder. Halverwege de maand zie je al wat er speelt en kun je ingrijpen. Op cliëntniveau zien kantoren waar het werk vandaan komt en wat het uurtarief is. Er is behoefte aan inzicht en controle, BI geeft dit. Een rapport met een makkelijk te interpreteren ‘taartje’ is zo uitgedraaid.’

Stel, een kantoor wil aan de slag met BI en DLM, hoe ziet een traject er dan uit?
‘Wil een kantoor, dat bijvoorbeeld werkt met CClaw, gaan proeven aan BI, dan krijgt zij een standaard set rapporten. Deze ondervangen de meest voordehand liggende behoeften, waarmee eenvoudig grafieken en lijstjes gecombineerd kunnen worden. Ik neem kantoren hier mee doorheen en kijk of er aanvullende wensen zijn. Ik zie het iedere dag: BI werkt verslavend. Je wilt gewoon steeds meer weten en dieper graven. Dat kan, niets is vaststaand, al zeg ik altijd dat men ook niet te veel moet willen. Van tachtig rapporten wordt niemand blij.

BI vraagt een andere manier van denken en ik merk dat kantoren het fijn vinden dat ze aan de hand genomen worden. Samen maken we inzichtelijk wat het kantoor echt nodig heeft, vanuit het oogpunt van een moderne en professionele bedrijfsvoering.’

Wilt u meer weten over Business Intelligence? Neem dan contact met ons op, wij geven u graag een demonstratie van de mogelijkheden. Mail naar info@clipconsultants.nl of bel 0413 - 348 888.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Hengelo

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal