Op 25 mei 2018 moet elk bedrijf dat persoonsgegevens van Europese burgers verwerkt, voldoen aan de General Data Protection Regulation (“GDPR”) in het Nederlands ook wel de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) genoemd.
Samen met ICTRecht (gespecialiseerd in de AVG wetgeving) zitten wij midden in een traject om ervoor te zorgen dat wij als organisatie en ons systeem voor 25 mei AVG-proof zijn zodat wij als verwerker van uw data voldoen aan de eisen die de AVG stelt.
In een wereld waarin geldende regelgeving voortdurend aan verandering onderhevig is, streven wij er altijd naar dat onze oplossingen voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving. Zodat we u - nu en in de toekomst - zoveel als redelijkerwijze mogelijk in lijn met de nieuwste wet- en regelgeving kunnen blijven bedienen. Op dit moment zijn de voorbereidingen op de implementatie van de nieuwe Europese algemene verordening gegevensbescherming, de GDPR, in volle gang. We verwachten in ieder geval voor de inwerkingtreding van de GDPR op 25 mei 2018 de belangrijkste zaken te hebben geregeld.
Wij houden u uiteraard in de loop van de tijd op de hoogte van eventuele aanpassingen en veranderingen die wij nog doorvoeren in de software.
Verwerkersovereenkomst
Als klant van Clip Consultants ontvangt u voor die datum van ons een verwerkersovereenkomst. Deze nieuwe overeenkomst zorgt ervoor dat de taken en verantwoordelijkheden van zowel u als Clip Consultants goed en helder worden vastgelegd. Uiteraard blijven de reeds bestaande met elkaar overeengekomen documenten hieromtrent gelden. We verwijzen u daarmee naar de geldende algemene voorwaarden en de Licentie- en Onderhoudsovereenkomst.
Veilig mailen
Daarnaast werken we aan het ontwikkelen van een tool die klanten kunnen helpen bij het voldoen aan verplichtingen rondom AVG. Een belangrijk aspect daarbij is het veilig mailen met uw cliënten. Met de komst van de AVG (en ook al op dit moment) is het versturen van documenten met persoonsgegevens risicovol. Het overgrote deel van het emailverkeer – bijvoorbeeld het e-mailen naar een Gmail account – is namelijk niet veilig. Om u hierbij te helpen hebben wij de CCsafemail ontwikkeld. Hiermee kunt u op een veilige en AVG-proof manier communiceren met uw cliënten.
Hoe werkt dit? CCsafemail kan volledig worden geïntegreerd binnen CClaw, uw e-mail omgeving en website. Tevens kan het worden afgestemd op de huisstijl van uw kantoor. In uw Outlook komt een extra knop voor het beveiligd mailen. Uw cliënt ontvangt een mail met daarin een unieke link om via een website documenten te kunnen ophalen. Separaat ontvangt uw cliënt via SMS een pincode. De unieke link in combinatie met de unieke pincode stellen de klant in staat om de documenten in te zien dan wel te downloaden. Veilig, vertrouwd en volledig transparant.
Het belang van een goed verhaal
Het lastige van de AVG is dat het een nieuwe wet is waarin veel bepalingen staan die nog niet zijn uitgekristalliseerd. Het belangrijkste is dat u als kantoor laat zien dat u er alles aan gedaan heeft om te voldoen aan de eisen die de AVG aan uw kantoor stelt.
De Tweede Kamer heeft een motie aangenomen die de Autoriteit Persoonsgegevens oproept de nieuwe wet voorlopig niet streng te handhaven en ook de Autoriteit Persoonsgegevens heeft al aangegeven dat zij voornemens zijn om eerst te waarschuwen voordat er een boete wordt uitgedeeld.
Betekent dat dat het spreekwoord ‘de soep wordt nooit zo heet gegeten, als zij wordt opgediend’ hier van toepassing is? Dat is maar de vraag. De kans is zeker aanwezig dat in de eerste periode na 25 mei de regels niet strikt wordt gehandhaafd. Dit betekent echter niet dat organisaties dan maar niets hoeven te doen en rustig achterover kunnen zitten. Zorg als advocatenkantoor dat u kunt laten zien dat u zich heeft ingespannen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen, zorg dat u een goed verhaal heeft.
Heeft u nog vragen over dit artikel of wilt u met ons overleggen? Neem dan contact op met Ella Rietbergen, zij is binnen Clip Consultants degene die de AVG-gerelateerde zaken coördineert.