Als we even terugblikken op de topics van onze sessie vorig jaar viel het op dat eigenlijk nog verre van de meerderheid écht actief is op social media. Laat staan dat daar een beleid voor is op kantoor. Ook gebruiken de meeste kantoren nog het uurtje-factuurtje model. Alhoewel ze als de klant dat wenst ook fixed price hanteren. Wat betreft de aandacht voor de ‘customer journey’ was de reactie dat het lastig is om in de praktijk alle wensen bij te houden gezien alle mogelijke communicatiekanalen die gebruikt worden. De één communiceert via whatsapp, de ander via sms, linkedIn of messenger en ga zo maar door.
Al met al lijkt het erop dat er ten opzichte van vorig jaar nog niet bijster veel is veranderd. Maar gelukkig gingen we in deze sessie nog een stap verder om u verder te helpen in de digitaliseringsslag. We debatteerden dit keer over hoe ver je in digitalisering kan gaan. Wij hadden een ervaringsdeskundige uitgenodigd. Piter van Zandbergen van Defenz Advocaten werkt volledig papierloos. Een tool die hen daarbij helpt is het Document Management Systeem (DMS) van CClaw. Het publiek kon hem de oren van zijn hoofd vragen. Want wat zijn daarvan de voordelen, hoe gaat dat proces in zijn werk, wat zijn de argumenten om dat te willen? Met een aantal stellingen konden we dit aardig stroomlijnen. En wat bleek: een half uur is véél te kort.
Stelling 1: Volledig papierloos weken is niet haalbaar.
Het commentaar daarop was: het is niet wenselijk. Want je hebt altijd nog de oudere generatie advocaten en digibeten die niet mee willen. Hoe pak je dat aan? Piter is daarin heel reëel. Ook bij hem op kantoor was dat het geval. Je moet ook niet metéén over willen. Geef het de tijd. Bij Defenz was het zo dat men nog altijd met het papieren dossier mag werken. Maar in de tussentijd werd alles wat nieuw binnenkwam digitaal gemaakt en in het digitale dossier gezet. Op een gegeven moment was het digitale dossier wél compleet, het papieren dossier niet. Dan gaat het uiteindelijk werken voor iedereen. Bovendien mocht je in het geval van Defenz Advocaten géén secretaresse voor werkzaamheden inzetten :-).
Nog een reactie uit publiek was dat je altijd nog wel dingen op geeltjes wilt noteren. En dat het in een meeting niet fijn is als je met je Ipad zit. Ook daar was Piter helder in: doe wat je fijn en handig vindt. Maar zorg ervoor dat je daarna je aantekeningen digitaal maakt (bijv. inscannen ofwel met spraakherkenningsapparatuur), dat opslaat in het dossier en je aantekeningen in de shredder doet. En een digitaal dossier lezen in pdf blijkt écht handiger dan die dikke papieren versie: je werkt met bookmarks en aantekeningen en je zoekt veel sneller.
Stelling 2: Digitaal werken kost arbeidsplaatsen.
Ja dat klopt. Maar dat kan heel gefaseerd en natuurlijk gaan. Als je er maar weer de tijd voor neemt. En met minder mensen meer of evenveel kwaliteit leveren is voor ieder kantoor wenselijk. En dan komen we vanzelf op de volgende stelling.
Stelling 3: Digitaal werken leidt tot omzetverhoging.
In het begin niet vertelt Piter. Zij hebben er een jaar voor uitgetrokken. Maar als het staat zorgt het voor aanzienlijke tijdsbesparing in het zoekwerk. Plus het systeem dwingt je om alles goed te registreren én tijd te schrijven. Het systeem houdt je scherp dus er wordt óók meer, ofwel beter, gedeclareerd.
Vraag uit de zaal was vervolgens hoe je er dan voor zorgt dat je niet de hele dag achter je scherm zit? Met name voor het secretariaat. Maar het is zo dat het werk ánders wordt (bijv. scannen van documenten). En het hangt uiteraard af van de praktijk. Er kan ook meer thuisgewerkt worden.
Tot slot kwam de vraag waarom ervoor zou kiezen om volledig papierloos te werken?
In eerste instantie zijn ze er bij Defenz mee gestart om het archief langzaam weg te werken. Gedurende de tijd bleek het alleen maar voordelen te hebben. Helemaal als je kantoren hebt op verschillende locaties. Je bent volledig plaats- en tijdsonafhankelijk. En met zo’n DMS systeem die alles voor je bij houdt merk je pas hoe je ongemerkt toch veel kleine losse mailtjes op een dag verstuurt. Het levert aan alle kanten veel meer op.
Al met al, het was een interactieve, leerzame en inspirerende middag! Wilt u meer informatie over ons DMS, of in contact komen met gebruikers ervan, neem dan gerust contact met ons op!