Hijink Advocaten vergroot telefonische cliëntvriendelijkheid

We spreken Wouter Niesing van Hijink Advocaten over de koppeling tussen 3CX telefonie en de digitale dossierapplicatie CClaw.

We spreken Wouter Niesing van Hijink Advocaten over de koppeling tussen 3CX telefonie en de digitale dossierapplicatie CClaw. ‘We zien direct wie er belt. Dat is niet alleen handig voor het secretariaat, maar ook voor de advocaten. Is het secretariaat druk dan komt inkomend telefoonverkeer in de overflow. Door de nummerherkenning bepalen de advocaten dan onderling wie er opneemt. Dat is naast cliëntvriendelijk, ook nog eens erg efficiënt.’ Meer over het hoe en waarom van deze functionaliteit vertelt Wouter in dit artikel.

Persoonlijk schakelen met cliënten

Hijink Advocaten is een advocatenkantoor met tien fee-earners, waaronder Wouter. Hij is al twintig jaar bij het kantoor betrokken als zelfstandig mediator. Door zijn affiniteit met ICT pakt hij de meeste ICT-gerelateerde zaken voor Hijink Advocaten op.

‘ICT is langzaam naar mij toegerold, al zullen anderen zeggen dat ik het naar me toe heb getrokken’, zo begint Wouter het gesprek met een brede lach. Het kantoor werkt al enige tijd met CClaw van Clip Consultants. Al een tijdje keek het kantoor uit naar de mogelijkheid om de dossierdatabase te koppelen met telefonie. Een tweede applicatie naast CClaw had echter niet de voorkeur. Tot voor kort was dit echter de enige optie.

‘We willen zien wie er belt, zodat je even de tijd hebt om te schakelen. Om jezelf voor te bereiden op het gesprek, en te anticiperen op de te verwachten vraag. Toen we hoorden dat CClaw deze optie aanbood, hebben we deze kans direct aangegrepen.’

Dossier direct voorhanden

Naast zien wie er belt, is er nog een ander voordeel te noemen: het feit dat het dossier dat bij de betreffende beller hoort direct in beeld komt. ‘Het enige moment waarop dat niet werkt, is in het geval van een letselschadezaak. Hierbij kent de wederpartij soms meerdere dossiers. Dat weegt overigens niet op tegen alle voordelen.’

Een ander pluspunt is volgens Wouter de mogelijkheid om direct tijd te schrijven. Zodra het telefoongesprek start, gaat de tijd automatisch lopen. De gebruiker hoeft alleen maar een omschrijving toe te voegen en de tijd wordt in het dossier geregistreerd. Dit geldt overigens ook voor uitgaand telefoonverkeer. Dit leidt ertoe dat tijd niet meer kan weglekken.

Overstap 3CX

Het kantoor is voor deze toepassing wel van telefonie- en internetprovider gewisseld. Wouter zag tegen deze overstap op, maar in de praktijk viel de wisseling hem ontzettend mee.

’Je bent altijd bang dat je als kantoor even uit de lucht bent. Uiteindelijk was de angst ongegrond, want we hebben geen enkel probleem ervaren. Alles is vlekkeloos gegaan. Qua internet- en belkosten zouden we er zelfs op vooruit moeten gaan. Scheelt ook dat er geen bedrag wordt gevraagd voor de koppeling zelf. Daarnaast zorgt het accuraat registeren van tijd dat alles netjes wordt gedeclareerd en er niets wordt vergeten.

Bijdrage leveren aan ontwikkeling

De koppeling tussen 3CX en CClaw is redelijk nieuw. Dit betekent dat deze toepassing nog volop in ontwikkeling is. We vragen Wouter of hij dit als nadelig ziet.

‘Nee helemaal niet. We hebben het idee dat alle praktijktips en wensen die we indienen serieus worden genomen. Sommige daarvan zijn zelfs al doorgevoerd. Op die manier kunnen we het systeem een beetje mee uitdenken volgens onze werkwijze.’

__

Meer over Hijink Advocaten
HIJINK Advocaten, met twee vestigingen in Arnhem en Nijmegen, is een modern en innovatief advocatenkantoor. Het team, bestaande uit advocaten en schaderegelaars is gespecialiseerd in Letselschade, Arbeidsrecht en Ondernemingsrecht. Cliënten vinden in dit kantoor een sparringpartner maar ook een gedreven professional die strijdt voor de juridische belangen van haar cliënten.

Meer over 3CX communicatiesysteem
Met het communicatiesysteem van 3CX kunnen kantoren productief flexwerken en bijvoorbeeld eenvoudig op afstand vergaderen. Dit VoIP telefoniesysteem is intuïtief in gebruik, voor zowel de beheerder als de gebruiker. Het kent een logische indeling en intuïtieve functies. Bovendien biedt het een aantrekkelijk licentiemodel op basis van het aantal gelijktijdig in gebruik zijnde lijnen.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal