Migreren hoeft niet moeilijk te zijn

‘Het meest keken we op tegen de migratie van Basenet naar CClaw. Kregen we na de conversie wel alle gegevens terug? Gelukkig is dat uitermate goed verlopen. Hierdoor konden we direct goed doorpakken met document management.’

Van Till Advocaten uit Amsterdam kende in 2019 een druk jaar. Zo was er een fusie, wat naast een verhuizing ook een software-migratie met zich meebracht. Daarnaast ging het kantoor aan de slag met document management. Dit leidde tot een conversie van Basenet naar CClaw en het kantoorbreed in gebruik nemen van de document managementtool van CClaw.

 

‘Al sinds 2009 gebruiken wij CClaw van Clip Consultants. Daarin beheren wij cliënten, dossiers en declaraties. Ook registeren de advocaten daarin hun tijd. Bovendien draag ik vanuit CClaw zorg voor de gehele financiële administratie,’ aldus Marcel Wijnberg (Financial controller Van Till Advocaten). Vorig jaar kende Van Till Advocaten, een kantoor met inmiddels achttien advocaten, een fusie met een kantoor uit Bussum. Dit kantoor gebruikte Basenet als praktijk managementsysteem. De vraag rees: ‘Welk systeem wordt leidend?’

De keuze viel op CClaw van Clip Consultants. De vier ‘fuserende’ advocaten namen afscheid van hun dossierapplicatie Basenet. Zij gingen net als de rest van het kantoor aan de slag met CClaw. Marcel: ‘Het meest keken we op tegen de migratie. Kregen we na de conversie wel alle gegevens terug? Gelukkig is dat uitermate goed verlopen.’

 

‘Vaak wordt de wens om over te stappen uitgesteld, vanwege migratieangst'
 

Migratieangst

Eugène Haarmans (Clip Consultants): ‘Veel kantoren willen na verloop van tijd de overstap maken naar een ander praktijk managementsysteem. De redenen hiervoor zijn uiteenlopend. Het kantoor groeit, de werkwijze verandert of het bestaande pakket gaat ‘end-of-life’. Vaak wordt de wens om over te stappen uitgesteld vanwege ‘migratieangst’. Wij hebben in dit project laten zien dat dat nergens voor nodig is. Ook niet als het gaat om een migratie van een pakket met een ‘gesloten’ database naar een open applicatie zoals CClaw.’

Keuzes maken

Dat CClaw als leidend systeem werd gekozen, was niet zo gek. Van Till draaide twee jaar daarvoor al eens een proef met Basenet. ‘Ondanks dat Basenet ook zijn voordelen kent, blijven we toch fan van CClaw.’ Zo werkt Marcel zelf het prettigste met de financiële boekhouding die in CClaw beschikbaar is. Marcel vervolgt: ‘Bovendien is het team van Clip Consultants altijd bereikbaar en heb je standaard binnen een dag antwoord op al je vragen.’

Een andere meerwaarde, aldus Marcel, was dat zij via CClaw direct aan de slag konden met document management. Deze module koppelt automatisch met Microsoft Office, een pré voor het kantoor. Ook gaat het kantoor binnenkort de tijdschrijf app van CClaw invoeren.
 

Document management
Uiteindelijk bleek, verrassend genoeg, niet de conversie de grootste uitdaging, maar het in gebruik nemen van de DMS-module van CClaw. Een project dat parallel liep aan de migratie. ‘Het in gebruik nemen van de document management tool kende wel wat uitdagingen. Dit kwam doordat we zo gewend waren aan onze vertrouwde werkwijze. Werken met een DMS-systeem vergt echt een andere manier van werken.’

Van Till Advocaten vindt het belangrijk dat documenten en e-mails voor iedereen toegankelijk zijn; om samen te werken of om werk van elkaar over te nemen. Het centraal opslaan van documenten verhoogt de productiviteit, daarvan is Marcel overtuigd. ‘Aan de andere kant worden medewerkers nu, nog meer dan voorheen, verplicht om e-mails en documenten op te slaan, evenals het boeken van tijd. Ook willen we dat advocaten en secretaresses samenwerken aan de hand van dagmappen - in plaats van het over en weer mailen van documenten. Deze manier van werken vergt wel een bepaalde discipline die niet voor iedereen even makkelijk op te brengen is. Je wordt toch een beetje in een keurslijf geperst. Gelukkig zorgde de heldere training op locatie én de nazorg vanuit Clip Consultants ervoor dat deze nieuwe manier van werken door iedereen wordt geaccepteerd.’

Stapsgewijs verder

Gelukkig ziet het kantoor vooral de voordelen. Hierdoor gaat het kantoor stapsgewijs verder met de digitaliseringsslag. Ik zie de toekomstige samenwerking met Clip Consulants dan ook vol vertrouwen tegemoet.’

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal