Volgens de laatste planning van de Rechtspraak zullen alle professionele partijen (onder meer advocaten en deurwaarders) vanaf 2019 volledig digitaal procederen. Zij dienen dan informatie en documenten volledig digitaal met de Rechtspraak uit te wisselen. Om dit te realiseren is onderliggende wetgeving nodig. Deze wetten zijn inmiddels door de Tweede Kamer geloodst, maar wachten nog op behandeling door de Eerste Kamer. Dit staat nu voor juni 2016 op de agenda; vlak voor het zomerreces dat 13 juli start. De kans bestaat dat een en ander over de zomer heen getild zal worden. Na goedkeuring van minimaal 3 van de 4 wetten mag er pas officieel van start worden gegaan.

Officieel van start houdt concreet in: publicatie van de wetten in het Staatsblad. Tegelijkertijd gaat direct na goedkeuring door de Eerste Kamer een periode van een half jaar in, waarna digitaal procederen verplicht is. Deze verplichting zal steeds per type zaak worden ingevoerd. Zo staan civiele procedures op de planning voor januari 2017, maar ‘kort geding’ pas voor 2019. De papieren en digitale stroom zullen dus naast elkaar lopen de komende jaren.

Wijzigingen in werkwijze en terminologie

Met de digitalisering komen ook diverse -niet perse ICT gerelateerde- wijzigingen kijken op procedureel en juridisch vlak. Niet alleen de gebruikelijke werkwijze zal veranderen, ook de gebruikte terminologie wordt anders. De meest opvallende wijzigingen op een rijtje:

• De dagvaarding gaat verdwijnen en wordt vervangen door een algemene procesinleiding;
• De deurwaarder mag worden overgeslagen in het traject;
• Terminologie als zijnde: verweerder, aanbrenger, gedaagde enz. veranderen;
• Termijnen veranderen en er wordt meer verantwoordelijkheid voor de termijnbewaking bij de partijen gelegd;
• Kosten veranderen. Denk bijvoorbeeld aan griffierechten die voorheen niet allemaal aan het begin van een proces betaald werden. Partijen die tussentijd tot overeenstemming kwamen zonder al te hoge kosten hebben nu al vooruit betaald.

Advocatuur

Zodra de wetgeving erdoor is en na de wettelijke termijn van 6 maanden is dan uiteindelijk digitaal procederen een feit. Er is nog even sprake geweest van invoering per rechtbank, maar inmiddels gaan die allen tegelijk. Dit om te voorkomen dat je per zaak ook daar eerst nog zou moeten uitvinden of de betreffende rechtbank al dan niet meedoet, per wanneer en of je dan op papier of digitaal moet procederen. Hoe het ook zij, kantoren die veel procederen krijgen er een administratieve uitdaging bij.

MijnRechtspraak.nl

De Rechtspraak biedt via een webportaal, mijnrechtspraak.nl, de mogelijkheid om digitaal te procederen. De advocaat meldt zich aan met zijn advocatenpas en dient vervolgens zijn zaak in. Gegevens moeten worden ingetypt in de volgorde die het webportaal vereist en eventuele bijlagen dienen in PDF/A formaat, stuk voor stuk, te worden aangeboden. Het indienen van gegevens via het portaal kent wat volkomen logische problemen en beperkingen. Zo moet de advocaat tijdens het indienen van gegevens steeds actief blijven op het portaal. Wie gedurende 20 minuten geen activiteit vertoont, wordt om veiligheidsredenen automatisch afgemeld en kan weer van voren af aan beginnen. Het portaal is logischerwijs persoonsgebonden, waardoor het niet mogelijk is om werkzaamheden door bijvoorbeeld een secretaresse uit te laten voeren. Daarnaast is er een beperking ingesteld op de grootte van aangeleverde bestanden, een lastig probleem in omvangrijke zaken. Het tijdstip van ontvangst door de Rechtbank is bepalend voor het al dan niet binnen de termijn indienen van stukken. Als de verbinding haperingen of traagheid vertoont, dan is dat het probleem van de advocaat. Verder is er nog geen ontvangstbevestiging ingeregeld. Kortom, het webportaal zal zeker de eerste jaren niet vlekkeloos werken, maar voldoet wel aan wat men minimaal nodig heeft om de stukken digitaal bij de rechtbank aan te leveren.

Aansluitpunt Rechtspraak en testpartners

Naast dit webportaal komt er de mogelijkheid een koppeling aan te brengen tussen uw kantoorsoftware en het systeem van de Rechtspraak. Door het realiseren van een aansluiting wordt het mogelijk geautomatiseerd gegevens uit te wisselen met de Rechtspraak door middel van een zogenaamde system2system koppeling. Het realiseren van een dergelijke koppeling vereist diepgaande kennis van communicatie tussen systemen. Extra complicerende factor is daarbij de standaard die de Rechtspraak voor het opzetten en onderhouden van de verbinding toepast. Deze is niet conform de huidige, algemeen geaccepteerde standaarden in de systeemcommunicatie.

Het is een logische gedachte dat de leveranciers van software voor advocatenkantoren via de system2system koppeling zullen aansluiten. Ook voor hen is het bouwen en onderhouden van een dergelijke koppeling beslist geen dagelijkse kost. Daarbij valt nog te bezien in hoeverre de gegevens die aangeleverd zouden moeten worden bij de Rechtspraak vastgelegd zijn in de systemen voor de advocatuur. Ook zijn de ontwikkelingen voor de toekomst aan de zijde van de Rechtspraak nog niet volledig uitgekristalliseerd, waardoor het ontwerp en de uitvoering en daarmee de investeringskosten van de softwareontwikkelaar voor de advocatuur in tijd en geld op zijn minst fors en niet volledig te overzien zal zijn. Op ondersteuning vanuit de Rechtspraak hoeven de softwareontwikkelaars niet te rekenen.

De status, 2 jaar later

In eerste instantie heeft de Rechtspraak aangekondigd dit traject met slechts één softwareontwikkelaar in te gaan. Er zou verder geen enkele ondersteuning noch testfaciliteiten worden gecreëerd voor ontwikkelaars. Gedachte is kennelijk steeds geweest dat de Rechtspraak geen enkel belang heeft bij het al dan niet welslagen van dit project.

In de eerste instantie is Silex, het consortium van de grote advocatenkantoren, door de Rechtspraak geselecteerd als testpartner. De grote kantoren hebben te maken met veel zaken en veel wijzigingen in werkprocessen en internationale software leveranciers die eigenlijk niet naar ze omkijken.

Silex heeft steeds als doel gesteld een universele koppeling te bouwen waarmee voorzien wordt in gegevensuitwisseling tussen de Rechtspraak en de systemen die bij de Silex kantoren worden gebruikt. Op die universele koppeling moeten de softwareleveranciers eenvoudig kunnen aansluiten. Zij hebben echter niet de ambitie om ook op termijn het platform te beheren en te exploiteren.

Na een selectietraject van ongeveer een jaar heeft Silex de ICT leverancier Topicus gevraagd om een koppeling te bouwen naar de Rechtspraak waar vervolgens hun systemen op kunnen aansluiten. Voor de kennis van de juridische markt en de koppeling tussen hetgeen Topicus moet bouwen en de systemen bij de grote kantoren is Epona aangesloten. De financiering van dit hele traject moet uit de bij Silex aangesloten kantoren komen.

Hoewel door de Rechtspraak beoogd was om alle advocatenkantoren hiermee te bedienen, lijkt dat vooralsnog niet afdoende. Recentelijk heeft de Rechtspraak daarom gezocht naar nog twee testpartners. Uit dit traject zijn Aneto en BaseNet geselecteerd.

Softwarebouwer Aneto is zelf niet actief in de advocatuur met een DMS (Document Management System) of PMS (Practice Management System), maar is voornemens een koppeling te realiseren waarop softwareleveranciers als Trivium Software (FORTUNA, NEXTmatters) en Clip Consultants (CClaw) zouden kunnen aansluiten. De investering zou in eerste instantie door de leveranciers en uiteindelijk door de eindgebruikers moeten worden gedragen. De diverse Lexxyn Partners zijn met Aneto in gesprek.

Voor webapplicatiebouwer BaseNet is koppelen via een system2system koppeling een dubbele uitdaging, met name vanwege de systeembeperkingen die een webapplicatie met zich meebrengt en de interactie die tussen de systemen wordt verwacht.

Om het nog iets ingewikkelder te maken is er nog een vierde partij op de markt: Armarium. Dit is een samenwerking tussen Nossob (roladministratiepakket) en Netvlies (internet/ICT bedrijf). Beiden namen deel in het selectieproces van Silex, maar zijn daar niet als partner uit de bus gerold. Zij hebben er nu voor gekozen zelfstandig verder te gaan op basis van de stelling dat ieder kantoor, ook een eenpitter, met hun koppeling het webportaal moet kunnen omzeilen.

De waarde van testpartner zijn

Het is overigens geen vereiste om testpartner te zijn als je de ambitie hebt om een koppeling met de Rechtspraak te bouwen. Iedereen mag dat en de specificaties zijn openbaar. Als testpartner heb je echter een door de Rechtspraak voorgelegde tijdlijn met overlegmomenten over het koppelvlak dat zij nu bouwen. Iedereen die uiteindelijk een serieuze partij is en een goede koppeling bouwt, wordt door de Rechtspraak aangesloten.

Klaar voor KEI? Grote onzin!

Door diverse leveranciers van de advocatenkantoren wordt op dit moment -waarschijnlijk om commerciële redenen- geroepen dat zij reeds een koppeling met KEI hebben gerealiseerd. Dat is klinkklare onzin, om verschillende redenen. Ten eerste is er nog geen wet die een en ander regelt. Als tweede reden geldt het nog niet volledig zijn van de protocollen en de inhoud van de berichten. Bovendien kan de Rechtspraak op zijn vroegst in september of oktober van dit jaar gaan testen met de geselecteerde testpartners. Pas eind dit jaar wordt de aansluiting definitief gerealiseerd. Alles gebaseerd op een positieve uitkomst van de behandeling in de Eerste Kamer en zonder tegenslagen.

Wat doen wij? En wat zou u moeten doen?

De afgelopen twee jaar zijn er veel overleggen geweest, zowel intern als extern en hebben we gekeken wat voor de klanten van de Lexxyn Groep partners de beste oplossing is. Aangezien het vanwege diverse redenen ondoenlijk is nu een koppeling te realiseren, zullen we moeten afwachten en meebewegen. Per slot van rekening is KEI een positieve ontwikkeling voor de automatisering van de processen. Dat houdt zeker niet in dat we stilzitten.

Mogelijk is één van de koppelingen die worden gebouwd wel een uitstekende oplossing om als softwareleverancier op aan te sluiten. En nog veel belangrijker, wat wil de klant dadelijk. Waar is die mee geholpen en tegen welke kosten? En laten we ook, in het belang van de klant, de afweging maken of een koppeling -die zeker ook een investering van die kantoren gaat vragen- dat wel oplevert. Hoe ziet de business case er voor een advocatenkantoor dadelijk uit? Mogelijk zit de noodzaak niet in omvang van het kantoor, maar in het aantal proces zaken dat men voert. Kortom, op dit moment hebben we als Lexxyn Groep nauw contact met alle partijen, we hebben inzicht in alle oplossingen, we weten technisch welke uitdagingen er zijn en hoe die op te lossen. En uiteindelijk maken we daarin de beste keuze.

Wat je als advocatenkantoor moet doen? Zorgen dat je geïnformeerd bent over wat dit voor jouw kantoor en werkprocessen gaat betekenen, zorgen dat je de basis op ICT gebied voor de komende jaren op orde brengt. Dat houdt niet in dat halsoverkop de hele kantoororganisatie op de schop moet, maar een degelijke internet verbinding, goed beveiligde werkplek en een volledig digitaal dossier zijn adequate stappen in de goede richting.

Hoe je dat doet? Als Lexxyn Groep hebben we een als geen ander inzicht in het totaalplaatje. We hebben grote kantoren die weinig procederen en kleine kantoren die veel procederen als klant, leveren de ICT vanaf de basis, maar ook de softwarepakketten (DMS en PMS) en zijn vanaf dag één betrokken geweest. Volg de nieuwsberichten via www.lexxyn.nl de nieuwsbrieven of social media. Maak een afspraak met een van onze specialisten en bezoek ook dit jaar PLEIT. Al jaren lichten we u hier, in samenwerking met de Rechtspraak, in over de ontwikkelingen in uw branche. Op PLEIT zijn de betrokken leveranciers aanwezig en kijken we ook samen met de aanwezigen vanuit de deurwaarderij naar Programma KEI. Tot op PLEIT, tot 11 oktober 2016 in DeFabrique in Utrecht!