Razendsnel een processtuk samenstellen? Ontmoet de Albelli van de advocatuur

Het ene processtuk moet digitaal, en het ander geprint worden ingediend. Linksom of rechtsom, uw processtuk dient te worden voorzien van een inhoudsopgave en alle relevante documenten. Lastig als de onderdelen bestaan uit losse bestanden en documenttypes. Hoe krijgt u nu snel en zonder gedoe een processtuk, bestaande uit e-mails, scans, notities en Word documenten, samengesteld? Eugène Haarmans (Clip Consultants en Lexxyn Groep) en Lennon Wiarda (Doxflow) hebben de handen ineengeslagen voor dé oplossing.

Het ene processtuk moet digitaal, en het ander geprint worden ingediend. Linksom of rechtsom, uw processtuk dient te worden voorzien van een inhoudsopgave en alle relevante documenten. Lastig als de onderdelen bestaan uit losse bestanden en documenttypes. Hoe krijgt u nu snel en zonder gedoe een processtuk, bestaande uit e-mails, scans, notities en Word documenten, samengesteld? Eugène Haarmans (Clip Consultants en Lexxyn Groep) en Lennon Wiarda (Doxflow) hebben de handen ineengeslagen voor dé oplossing.

Lunchtafel als sorteerbank

Lang had de sector zich erbij neergelegd: processtukken inleveren is een tijdrovend en hels karwei.

Eugène: ‘Ik heb regelmatig gezien dat een kantoor de lunchtafel gebruikte als sorteertafel. Onder tijdsdruk moest het processtuk in achtvoud worden samengesteld en - voorzien van een stempel - aan een koerier worden overgedragen. Óf het gehele pakket werd gescand en digitaal aangeleverd bij de rechtbank. Vooral het vinden en chronologisch samenvoegen van documenten, kostte veel kruim.’

Lennon: ‘Iedereen die aan de proceskant heeft gezeten herkent dit. Hiervoor zochten wij naar een oplossing, maar vonden die niet. Toen dachten we: ‘Dan doen we het zelf maar.’

Ga er maar aanstaan

Lennon en zijn team namen plaats aan de tekentafel en stelden zichzelf de vraag: ‘Wat heeft een kantoor nodig?’ Het antwoord bleek heel simpel: een Albelli - de elektronische fotoalbumsamensteller - voor de advocatuur. De uitwerking bleek moeilijker.

Lennon: ‘Inmiddels zijn we 1,5 jaar verder. Er zaten nogal wat haken en ogen aan het in kaart brengen van het werkproces. Gelukkig maakt corona dingen vloeibaar.’

IT werd door corona een onderwerp van belangstelling en kantoren besteedden door het thuiswerken meer tijd aan het proces. Thuis hebben medewerkers geen kantoorprinter en dus ontstond de behoefte om het anders te doen. Doxflow bracht het antwoord. Gekoppeld aan een DMS-oplossing zoals CClaw van Clip Consultants blijkt het een gouden combinatie dat het gehele proces vereenvoudigt.

Lennon: ‘In Doxflow bouw je heel rap een processtuk op vanuit het bestaande DMS. De manier waarop het dossier wordt opgebouwd voldoet geheel aan de regels van de rechtbank. Tabbladen met of zonder oortjes? Zelfs op de kleinste details past het systeem zich aan.’

Veilig overpompen

Eugène: ‘Het werkt eenvoudig. Je selecteert alle documenten binnen het DMS, in ons geval CClaw, en pompt deze over naar Doxflow. Hier kunnen alle documenten vliegensvlug worden geordend.’

Lennon: ‘Je voegt digitale tabbladen, scheidingsvellen en een dynamische inhoudsopgave toe. Wil je het geheel printen? Dan stel je de papierladen in - zoals uit welke lade wit papier komt en uit welke lade de scheidingsbladen - en het systeem regelt de rest. Het hele dossier rolt zo uit de printer. Op volgorde en conform de richtlijnen én huisstijl. Wil je het dossier digitaal en veilig insturen naar de rechtbank? Dan gebruik je eenvoudig een platform naar keuze zoals Zivver. Dit geldt ook voor e-signing platforms als een dossier wordt verstuurd aan externen.’

Eugène: ‘CClaw biedt voor het digitaal ondertekenen ook een optie. Dit is zeker interessant als je dossiers aan cliënten of andere partners wilt sturen en hen digitaal wilt laten ondertekenen voor ontvangst.’

Bakken met tijd

Volgens de heren scheelt deze nieuwe werkwijze bakken met tijd. Per zaak kan deze manier van werken drie uur tot drie dagen schelen, afhankelijk van de omvang van de zaak.

Eugène: ‘Zeker als kantoren grote dossiers te verwerken hebben, denk aan een M&A praktijk. Maar eigenlijk geldt dit voor alle kantoren die te maken hebben met lijvige dossiers.’

Lennon: ‘Het enige tegenargument dat we weleens horen, is dat het ondersteunend personeel bang is dat deze techniek hen het werk uit handen neemt. Ik ben van mening dat het juist ruimte schept om ander, wellicht meer uitdagend, werk op te pakken.’

Dit artikel is ook gepubliceerd in het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech editie 2. Het volledige magazine kunt u hier lezen.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal