Veilig mailen, zo makkelijk is het!

Het zal u niet ontgaan zijn: met ingang van 25 mei 2018 is de AVG Wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in de gehele EU van kracht. Dit heeft gevolgen op allerlei terreinen binnen uw praktijk. Een belangrijk onderdeel is dat u de zekerheid moet en wil hebben dat u veilig en vertrouwd documenten en bestanden digitaal kunt uitwisselen met uw cliënten. Zij moeten immers op u kunnen vertrouwen.

Ook de NOVA is daar ook duidelijk over, zij hebben laatst een aantal quick wins op het gebied van dataveiligheid op een rijtje gezet.

Waarom veilig mailen?
Zowel privé als zakelijk is e-mail een zeer breed gebruikt communicatiemiddel en speelt een belangrijke rol in ons dagelijks leven. Onderzoek toont aan dat e-mail ook in de komende jaren het belangrijkste zakelijke communicatiemiddel zal blijven. Máár: mailen blijft bijzonder kwetsbaar. Verkeerd of onveilig e-mailgebruik is verantwoordelijk voor ongeveer 40 procent van alle datalekken.

U maakt wellicht ook wel eens gebruik van programma’s als We Transfer, Google Drive of Drop Box. Het probleem is dat u die programma’s gratis mag gebruiken voor persoonlijke bestanden. En daar is de AVG helemaal niet van toepassing. Het is dan ook niet mogelijk om bij gratis gebruik een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Dat men deze diensten is gaan gebruiken voor ‘zakelijke’ doeleinden, daar hebben die programma’s geen boodschap aan. Maar hoe kunt u dan het beste die (grote) bestanden versturen?

CCsafemail
Het is dus van belang om veilig te kunnen communiceren, zeker als het informatie betreft met persoonsgegevens of andere gevoelige (dossier) informatie. Maar we willen niet dat dat ten koste gaat van het gemak van communiceren via e-mail. Daarom hebben wij CCsafemail ontwikkeld waarmee u veilig en op de vertrouwde manier kunt mailen. CCsafemail kan volledig worden geïntegreerd binnen uw vertrouwde e-mailomgeving. Tevens wordt het afgestemd op de huisstijl van uw kantoor. 

Hoe werkt CCsafemail?
Heel eenvoudig. In uw Outlook komt een extra knop voor het beveiligd mailen. U kiest zelf welke mail u beveiligd wilt versturen. Uw cliënt (of welke ontvanger dan ook) ontvangt een mail met daarin een unieke link om via een website documenten te kunnen ophalen. Separaat ontvangt uw cliënt via SMS een pincode. U zult dus wél een mobiel nummer moeten hebben van de beoogde ontvanger. Als het contact al bekend is wordt het mobiele nummer automatisch ingevuld. De unieke link in combinatie met de unieke pincode stellen de klant in staat om de documenten in te zien dan wel te downloaden. Veilig, vertrouwd en volledig transparant.

Hoe veilig is CCsafemail?
Zeer veilig. Kiest u ervoor om uw documenten bij CCsafemail neer te zetten dan bent u ervan verzekerd dat alle gegevens versleuteld worden opgeslagen. Alleen díe persoon die én de link én de pincode heeft, kan de documenten opvragen. De documenten worden pas leesbaar gemaakt bij het opvragen door uw cliënt. Er zit bovendien géén maximum aan de grootte van de te versturen bestanden.

Wat moet ik doen om CCsafemail te activeren?
Al u gebruik wilt maken van deze mailoptie en benieuwd bent naar de kosten neem dan contact op met
ons via deze mailbutton.

 

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal