In een bijzonder goed gevulde Legal IT Talk sprak Tom Jansen (Marketing Manager Lexxyn Groep) met zijn gasten over wat er allemaal komt kijken bij het digitaliseren van de financiële administratie. Te gast waren Rosemarie Wielinga (ETL BNA Accountants en Adviseurs), Dirk Verheul (Visser & Visser), Eugène Haarmans (Clip Consultants) en JP Rijnsburger (NEXTlegal).
U kunt het webinar nu terugkijken:
Tijdens het webinar is een breed scale aan onderwerpen de revue gepasseerd. Als we de gasten vragen om een kleine vlootschouw van de advocatuur en het notariaat op het gebied van digitalisering van de financiën, zijn de gasten over het algemeen positief gestemd. Er wordt veel digitaal gewerkt als het gaat om de administratie, maar er blijven nog veel verbeterpunten over als het gaat om het automatiseren of vereenvoudigen van werkzaamheden. Zo kan er in het notariaat nog een grote slag geslagen worden door bijvoorbeeld scan & herken op inkomende facturen toe te passen, en de advocatuur kan met uitbesteding en digitalisering van het debiteurenbeheer de kasposities aanmerkelijk verbeteren. Concrete voorbeelden waar digitalisering de bedrijfsvoering optimaliseert en zelfs kan bijdragen aan de financiële bottom-line van het kantoor.
Obstakels
Een obstakel waar de gasten in de diverse trajecten tegen aanlopen als het gaat om het digitaliseren van werkzaamheden, is de gezonde argwaan die sommige boekhouders en administrateurs hebben tegen verandering. Want als het al jaren zo werd gedaan, waarom dan nu opeens anders? Het is aan de gasten, zowel de accountants als de softwareleveranciers, om dan de handen ineen te slaan en het kantoor op verschillende niveaus te overtuigen dat digitalisering bijdraagt aan de inzichten die het kantoor krijgt in hun financiële status, en dat er niemand weg geautomatiseerd wordt. Het werk zal inhoudelijk veranderen, maar er zal (zoals gebruikelijk in advocatuur en notariaat) altijd teveel werk zijn om in een normale werkweek op te pakken.
Nieuwe inzichten
De nieuwe inzichten die het kantoor krijgt door het digitaliseren van de administratie, biedt ook de kans om vooruit te denken. De data van activiteiten uit het verleden kan helpen om werkwijzen of keuzes voor de toekomst te verbeteren. Zo is het in het notariaat bijvoorbeeld niet heel gebruikelijk om gedetailleerd tijd te schrijven, omdat dit voor de facturatie niet perse nodig is. Hierdoor gaat echter veel waardevolle data over hoe er gewerkt wordt, en wat er efficiënter kan, verloren. Rosemarie, van ETL BNA Accountants en Adviseurs, adviseert dus ook notarissen om tijd te gaan schrijven, niet om de te factureren kosten te berekenen, maar om meer stuurinformatie voor de efficiëntie van het kantoor te genereren.
Meer van dit soort praktische tips op het gebied van het digitaliseren van de financiële administratie kunt u terugzien en horen in de opname van het webinar, wat nu gratis terug te kijken is op ons YouTube kanaal.
Geen Legal IT Talk missen?
Abonneer u nu op onze nieuwsbrief, en ontvang de uitnodigingen voor de volgende Legal IT Talks direct in uw e-mail.