CCdms is het Document Management Systeem dat wij ontwikkelden voor de advocatuur als aanvulling op CClaw, onze dossierbeheer software. Een perfecte combinatie voor een compleet digitaal werkproces. Wat ons DMS een ideale aanvulling maakt, dat vertellen we u hieronder.

De tien voordelen van het werken met CCdms

We hebben een grote klantengroep die, naast CClaw, naar tevredenheid met ons DMS, CCdms, werkt. Van welke voordelen deze klanten profiteren? Hieronder zetten wij de tien meest genoemde pluspunten van CCdms voor u op een rijtje.

1. Gestructureerde opslag en toegankelijkheid van documenten

Er komt dagelijks een enorme hoeveelheid informatie op u af. Via e-mail, telefoon, post enzovoorts. Als advocatenkantoor produceert u zelf ook veel documenten. Ons DMS zorgt ervoor dat u zo effectief mogelijk omgaat met deze informatiestromen. Een DMS is zo ingericht dat alles wordt opgeslagen op één centrale plek per dossier, met álles erin. Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen.

2. Razendsnel zoeken én vinden

Stel, u bent op zoek naar een soortgelijke zaak als waarmee u nu bezig bent. Wanneer was die zaak ook alweer en wat was de uitkomst? U heeft honderden documenten en e-mailberichten in de database staan, maar u bent op zoek naar slechts één of enkele zeer specifieke documenten. Met ‘Full Text Search’ heeft u de documenten die u zoekt met één of enkele zoekcriteria snel op een rijtje. Of het nu om een Word-, Excel- of PowerPointbestand gaat, of om een e-mail of pdf: ieder document staat in een handomdraai tot uw beschikking.

3. Versiebeheer

Iedere medewerker heeft een persoonlijke manier van het opslaan van (versies van) documenten. Daardoor worden zaken soms ten onrechte overschreven en weet niemand exact wat de laatste versie was. Door gebruik te maken van de functionaliteit ‘versiebeheer’ worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd. Gebruikers zien zo altijd wat de status en laatste versie van een document zijn.

4. Documenthistorie

Een groot voordeel van versiebeheer is dat u per document direct ziet wat ermee is gebeurd. De voorgaande opgeslagen versies staan er namelijk direct onder. U scrolt door de versies, waar u inziet wat er is veranderd. Door te werken met de (persoonlijke) dagmap voorkomt u dat er gelijktijdig door collega’s in hetzelfde document wordt gewerkt.

5. Snel inzien van documenten in dossiers

Het lijkt een kleinigheidje, maar stiekem is het heel handig: door langs uw documenten in uw digitale dossier te scrollen, kunt u direct zien wat ieder document aan inhoud bevat. Vaak weet u dan al meteen of dát het document is wat u zocht.

6. Lagere kosten, hogere productiviteit

Doordat alles digitaal is opgeslagen, verdwijnt de noodzaak van een fysieke archiefruimte.

7. Fouten voorkomen

Snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het werk. Bovendien bespaart het veel tijd en geld met betrekking tot het opzoeken, printen, verzenden en kopiëren van documenten.

8. Beter samenwerken

De tijd voor het opslaan en opzoeken van documenten wordt sterk teruggebracht. U heeft sneller de juiste informatie beschikbaar die nodig is om beslissingen te nemen. Door de dagmappenstructuur kan beter worden samengewerkt en worden zaken sneller en kwalitatief beter uitgevoerd.

9. Gemakkelijker digitaal procederen

Ons DMS is volledig geïntegreerd met de Microsoft Office producten. Hierdoor zijn alle digitale bestanden vanuit Outlook en Word direct beschikbaar. Met het direct en automatisch tijdschrijven zorgt u voor een sluitende urenadministratie.

10. Gemaakt voor advocaten(kantoren)

Last but not least: ons DMS is 100% specifiek ontworpen voor advocaten. Door onze jarenlange ervaring in de branche weten we hoe de werkprocessen eruitzien. We kennen onze klanten en hun behoeften.

Wat dit alles? Nee hoor, we kunnen nog wel een paar pluspunten voor u opsommen:

• Alle bestanden, ongeacht het type, staan op chronologische volgorde bij elkaar.
• U kunt dossiers van uw kantoorgenoten aan- en uitzetten. U ziet ze dus wel of niet.
• Dossiers worden getoond op dossiernummer of zaaknaam, dit is een keuze.
• U heeft geen last van gewijzigde dossiernamen waardoor een nieuw mapje ontstaat.
• Bij het opslaan van een document/e-mail wordt er gevraagd of u tijd wil schrijven (keuze).
• Alles wat we opslaan en tekst bevat is doorzoekbaar.

Moet ik dan al met de Word-koppeling werken?

Zodra wij met klanten praten over onze DMS module wordt standaard de vraag gesteld of de Word-koppeling een must is. Ondanks dat het meerwaarde heeft om het wel te doen, is het niet noodzakelijk. Meer over Modellen, sjablonen, Word-koppelingen en documentgeneratoren en de verschillen daartussen leest u in een artikel dat ik eerder schreef.

Voor welke kantoren is ons DMS interessant?

Ons DMS wordt gebruikt door kantoren van wisselende omvang. Dit heeft onder andere te maken met het prijsmodel waarbij u betaalt per gebruiker. Hierdoor is het ook voor de kleinere kantoren interessant om een DMS toe te voegen. Nieuwsgierig naar alle voordelen en hoe deze meerwaarde voor uw kantoor bieden? Neem dan contact met ons op voor een demo.

“Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.”

Mr. Piter van Zandbergen

Nu extra onweerstaanbaar

Maakt u gebruik van CClaw, informeer naar CCdms, ons Document Management Systeem. Voor de eerste vijf klanten die na publicatie van dit artikel besluiten met CCdms te gaan werken, voeren wij de conversie kosteloos uit. Stuur een e-mail naar info@clipconsultants.nl en wij nemen contact met u op!

Nieuwe release CClaw V5

Wist u dat we bezig zijn met een nieuwe release van Cclaw (V5)? Wij verwachten om rond de zomer de eerste klanten over te kunnen zetten naar de pilotversie. Heeft u interesse om aan deze pilot deel te nemen, laat het ons weten via info@clipconsultants.nl.