In een eerder artikel stelden Eugene Haarmans (Clip Consultants) en Saskia van Egmond (Splendente) dat Business Intelligence (BI) de nieuwe magneet voor de juridische praktijk is. De vraag die toen centraal stond was: ‘Zijn goede rapportages goud waard?’ In dit artikel zoeken we de praktische verdieping op. We vragen Saskia, Business Intelligence expert, naar de meest gebruikte en meest handige BI rapportages voor advocaten. Ze somt er vijf voor ons op.

Rapport #1: geschreven uren versus declarabele urennorm

Een hele mond vol en een rapportage die door ieder kantoor anders wordt genoemd. De één kiest voor deze benaming, de ander voor ‘rapportage uren versus target’, en weer een ander noemt het de ‘rapportage norm declarabele uren’. Hoe u het beestje ook noemt, met deze populaire rapportage krijgt u snel inzicht in de geschreven uren en hoe deze zich verhouden tot eventuele normen of targets.

Veel kantoren sturen deze rapportage aan het einde van de week automatisch uit naar alle urenschrijvers. Zij zien in deze rapportage direct of al hun uren zijn geschreven en of ze aan de ‘target declarabele uren’ voldoen (als deze er is). Het management ziet eenvoudig welke fee earners op schema, voor-, of achterlopen.

Waarom dit rapport zo handig is? Nu ligt het werk voor deze overzichten bij de administratie, die hier veel tijd in stopt. Als de verantwoordelijke hiervoor ziek is, wordt het maken van deze overzichten helemaal een uitdaging. Door het generen van geautomatiseerde BI rapporten, worden rapportages volledig en geheel geautomatiseerd uitgestuurd. Dit zorgt ervoor dat uren beter worden geschreven (lees: meer omzet!) en dat de administratie tijd over heeft voor andere zaken. Daarbij krijgt u als kantoor, zeker als u ervoor kiest om alle uren te schrijven, beter inzicht in de urenbesteding van medewerkers. Zo ziet u eenvoudig waar de declarabele en niet-declarabele tijd heen gaat.

Rapport #2: onderhanden werk

De administratie is aan het einde van de maand vaak druk met het maken van onderhanden werk lijsten. Een BI rapportage programmeert u één keer. Hierbij stelt u bijvoorbeeld in dat op iedere 1e van de maand de onderhanden werk lijsten automatisch - en real-time - aan relevante personen worden verstuurd. Aan de hand van die lijsten kan er vervolgens makkelijker worden gedeclareerd.

Ook deze rapportage bespaart de administratie veel tijd. Daarbij kunt u de onderhanden werk mutaties, en de gefactureerde omzet versus de omzetnorm, zichtbaar maken. Al deze informatie is te raadplegen via een dashboard, op zowel individueel als op management niveau. Hierbij worden menselijke fouten voorkomen.

Rapport #3: marge en kostprijs

Het is voor een kantoor prettig om te weten wat het gemiddelde uurtarief is dat wordt gerealiseerd op de diverse rechtsgebieden, zoals op de secties arbeidsrecht en ondernemersrecht. U ziet waar u de meeste marge maakt en wat de kostprijs is. Deze informatie kan helpen om richting te geven aan de focus van het kantoor en de marketingactiviteiten, maar ook om de uurtarieven bespreekbaar te maken.

Rapport #4: debiteuren

Het is altijd fijn om de debiteurenstand van 30, 60 of 90 dagen en ouder in te zien. Daarbovenop is het interessant om te weten in welke rechtsgebieden de meeste debiteuren zich bevinden. Zijn de 90+ debiteuren allemaal arbeidsrechtcliënten, dan kunnen kritische vragen worden gesteld zoals:

• Welke arbeidsrechtadvocaat heeft de meeste debiteuren?
• Ligt dat aan onze werkwijze?
• Zijn de afspraken onduidelijk?
• Is het niet beter om cliënten vooraf te laten betalen etc.?

Rapport #5: legacy

Dit rapport wordt ingezet om als advocaat inzicht te krijgen in de verdeling van zijn tijd op een dossier, versus de tijd van ondersteunend personeel. Veel advocaten streven ernaar om hun kennis te verdelen, zodat zoveel mogelijk advocaat stagiaires aan het werk kunnen. Het is boeiend om te zien hoeveel uren u schrijft op de dossiers waarvoor u verantwoordelijk bent, en hoeveel uren het ondersteunend personeel daarop schrijft.

Stel, u schrijft 80% van de tijd op een dossier en anderen 20% dan kan de conclusie zijn dat u wellicht meer kunt delegeren. Als dat de bedoeling is, uiteraard. Conclusies trekken laat ik graag aan het kantoor zelf over.

Naast deze rapporten zijn er met BI nog tientallen andere rapportages samen te stellen. Denk aan een winst en verlies overzicht, het aantal nieuwe dossiers per rechtsgebied of de bron van nieuwe cliënten (Google Adds, LinkedIn etc.). Denk ook aan de Wwft: bij hoeveel Wwft dossiers was verscherpt onderzoek nodig, en hoeveel dossiers kregen een laag risico. Heeft een kantoor te maken met veel verscherpte dossiers, dan is dat een trigger om naar het type cliënt te kijken.

Zoals u kunt lezen, is er van nagenoeg alle informatie die binnen het kantoor beschikbaar is, een rapport te maken.

Wilt u meer weten over de inzet van BI? Lees dan dit artikel van Eugene Haarmans (Clip Consultants) en Saskia van Egmond (Splendente), waarin zij onder andere ingingen op de vraag wat de meerwaarde van BI voor advocatenkantoren is, of neem contact met ons op. Wij geven u graag een demonstratie van de mogelijkheden. Mail naar info@clipconsultants.nl of bel 0413 - 348 888.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.