Welke voordelen heeft een geïntegreerde financiële applicatie?

Nagenoeg alle aanbieders van dossieradministratiesoftware voor de advocatuur werken met een externe financiële applicatie. Zij koppelen met systemen zoals Afas, Exact Online of Twinfield. Maar wat is het voordeel als u kiest voor een boekhoudpakket dat geïntegreerd is in uw dossierapplicatie?

Als u naast uw dossiersoftware, ook wel praktijkmanagementsysteem genoemd, een externe financiële administratie voert - daarmee bedoel ik als u werkt met een andere applicatie voor uw boekhouding - dan werkt u in twee werelden. Dit is een manier van werken die veel kantoren hanteren en wat geen probleem hoeft te zijn. Toch zijn er een paar verschillen te benoemen tussen een externe, gekoppelde financiële administratie en een financiële administratie dat onderdeel is van uw dossiersoftware. Nu vraagt u zich vast af welke verschillen dat zijn? Ik zet ze hier voor u, aan de hand van praktijkvoorbeelden, uiteen.

Verschillen aan de hand van praktijkvoorbeelden

Inkomende verschotten

Bij een externe financiële applicatie dient u in veel gevallen inkomende verschotten op twee verschillende plekken in te voeren: éénmaal in uw financiële administratie en éénmaal in uw dossieradministratie. Het is immers van belang de actuele status op beide onderdelen terug te zien in verband met doorbelasting. In het geval u werkt met een geïntegreerde financiële administratie is deze dubbele handeling overbodig.

Debiteurenbetalingen

Maakt u gebruik van een externe financiële administratie? Dan is de kans groot dat u de debiteurenbetalingen niet terugziet in uw dossiers. Dit komt omdat debiteurenbetalingen verwerkt worden in de boekhouding, maar er geen link is met de dossieradministratie. Hiervoor is net als bij de inkomende verschotten geen standaard koppeling aanwezig.

Derdengelden

Bovenstaande geldt ook bij derdengelden. Deze dient u, bij een externe boekhoudtool, zowel in uw stichtingsadministratie als in uw dossieradministratie in te voeren. Het zijn allemaal kleine, overkomelijke handelingen. Alleen vertelt de praktijk ons, dat dubbele werkzaamheden, hoe klein ook, kunnen leiden tot frustratie.

Voordeel geïntegreerde administratie: geen dubbel werk

Het heeft meerwaarde om zowel de verschotten, derdengelden als debiteurenbetalingen direct op uw dossier terug te zien. Zo kent CClaw, met een eigen ontwikkelde financiële administratie, binnen een dossier het tabblad ‘declaraties’. U ziet dan direct of de cliënt wel of niet betaald heeft en zo ja, hoeveel. Uit de praktijk horen wij terug dat het feit dat er geen dubbele invoer van betalingen nodig is, een groot voordeel is. Ook het realtime inzicht is een meerwaarde. Niet alleen de administratieve krachten, ook de advocaten zien direct of declaraties zijn voldaan. Zo is iedereen op de hoogte van de laatste status.

Aanmaningen

Een kantoor dat een dossieradministratie voert in combinatie met het externe boekhoudsysteem Afas, vertelde mij deze week dat een goede dynamische koppeling met Afas ontbreekt. Hierdoor hebben zij geen zicht of declaraties zijn voldaan. Aanmaningen vinden individueel, handmatig, plaats. Dit komt doordat dit niet te automatiseren is. Oftewel, er ligt geen connectie tussen betalingen en aanmaningen vanuit Afas met de dossieradministratie.

Uiteraard is het in veel gevallen wel zo dat op het moment dat u een declaratie aanmaakt, u mutaties kunt importeren en exporteren naar uw externe financiële applicatie. Alleen, dit is een eenzijdige connectie en communiceert dus niet terug naar uw dossierapplicatie.

Veel gehoorde argumenten om wel te kiezen voor een externe applicatie

Accountant heeft een duidelijke voorkeur

Ik noemde hierboven enkele voordelen van een geïntegreerde boekhouding, toch horen wij ook tegenargumenten. Wat voeren kantoren zoal aan om te kiezen voor een externe boekhouding in plaats van een geïntegreerde? Zo speelt de accountant een belangrijke rol. Hij of zij spreekt over het algemeen een duidelijke voorkeur uit voor het werken met een systeem dat bekend terrein is, zoals Afas, Twinfield en Exact. CClaw is voor hen nieuw en veel accountants hebben geen zin om zich hierin te verdiepen. Echter, omdat de accountant vaak de rol van ‘controller’ heeft, is er geen inhoudelijk kennis nodig van een boekhoudsysteem. XML-audits files die uit CCLaw worden uit- en ingelezen in het eigen financiële systeem volstaan voor de werkzaamheden van de meeste accountants.

Boekhouder wil zich geen nieuw systeem eigen maken

De boekhouder is een ander verhaal. Hij werkt in het systeem en kan opzien tegen een nieuwe werkomgeving. Begrijpelijk, toch blijkt dit in de praktijk geen kopbreker. In the end zijn in ieder systeem debet en credit aan elkaar gelijk zijn en dan wegen de hierboven genoemde voordelen zwaarder dan het argument van inleren.

Een externe applicatie ontwikkelt sneller door

Als laatste horen wij wel eens terug dat men denkt dat een externe algemene applicatie sneller doorontwikkelt en meer mogelijkheden biedt. Hier wil ik graag iets over zeggen, waarbij ik CClaw als voorbeeld neem. Deze geïntegreerde financiële administratie is compleet voor de advocatuur geschreven en kent om die reden hele specifieke ‘advocatuurdingen’. Denk aan deposito boekingen en derdengelden boekingen; zaken die u in een algemeen financieel systeem niet terugvindt. Bovendien levert CClaw dit jaar een nog modernere versie op, wat meer eigentijdse mogelijkheden kent dan het gemiddelde algemene systeem. Hierbij klankborden wij met administratie- en accountskantoren in de advocatuur.

Kortom, er is heel wat te zeggen en te schrijven over de verschillen tussen een externe of geïntegreerde financiële administratie. Wilt u daarover meer weten? Neem dan contact op met Eugene Haarmans.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal