Jolanda is 15 jaar werkzaam als secretaresse bij Axius en volgens haar directe collega José is ze inmiddels een halve jurist.
'De aanleiding om naar jullie DMS te kijken was de volgende: als kantoor hadden we de slag om digitaler te werken al gemaakt. Maar we werkten aan de ene kant met het makkelijke intuïtieve CClaw en aan de andere kant met een DMS van een andere leverancier waarin veel handelingen nodig waren en veel geklikt moest worden. Dat strookte niet met elkaar en we hadden het gevoel dat dat anders moest kunnen.'
Daarover gingen ze in gesprek met ons. Jolanda: 'Na de demo was iedereen enthousiast en zeker toen ook nog eens bleek dat het goedkoper was!'
Conversie zo gepiept
Jolanda was degene die het traject mocht gaan coördineren: ‘Hele leuke klus maar ik vond het wel spannend. Ik was bang dat we dossiers zouden kwijtraken en dat het ons intern heel veel tijd zou gaan kosten. De ervaring met het vorige DMS was namelijk dat er een paar dagen enkele mensen over de vloer kwamen en dat het daarna nog weken duurde voordat iedereen ermee kon werken.’
Ze was dan ook aangenaam verrast dat de installatie al gebeurd was zonder dat zij daar zelf erg in had. En dat vervolgens Jurgen-Jan, onze consultant, in een paar uur iedereen wegwijs had gemaakt met het nieuwe DMS. 'Het werkt zo intuïtief!'
Snel gewend
Jolanda: 'Het DMS werkt snel; je hebt alles zo opgeslagen, op de juiste plek. Het is ook makkelijk om documenten te hernoemen en bijlagen kun je met gemak met 10 tegelijk in één keer opslaan. Dat is een groot voordeel ten opzichte van het oude systeem waar we mee werkten. Het DMS geeft ook overzicht: op één scherm zie je je mails, je dossiermappen en je klikt zo op de dagmap van degene die je moet hebben.'
'Ook de advocaten zijn er blij mee. Het werkt snel en het feit dat ze meteen kunnen tijdschrijven is een groot voordeel', vervolgt Jolanda. 'Maar ook als er bijvoorbeeld updates zijn kan iedereen direct daarna weer aan de slag kan en alles werkt dan meteen zoals het moet. Het gekke is dat we zo snel aan dit DMS gewend zijn dat we vergeten zijn hoe het oude systeem ook alweer werkte!'
Jolanda concluderend: 'Ja, qua digitalisering zijn we nu een heel eind. Processtukken worden nog wel geprint, maar dat is ook vanwege het feit dat de Rechtbank nog niet zover is…'
Wilt ú ook een digitale transitie? Neem contact met ons op!