Veilig bestanden versturen: het blijft een hot topic. Sommige kantoren kiezen voor een externe applicatie om documenten beveiligd te verzenden. Alleen blijkt in de praktijk dat juridische professionals veelal gebruikersgemak boven veiligheid verkiezen. Dat moet toch anders kunnen? In dit artikel leg ik u uit hoe u binnen CCdms, de documentmanagement module van CClaw, eenvoudig grote bestanden veilige verzendt en ontvangt.

Integratie Enterprise Drive

Onlangs is de Enterprise Drive van Lexxyn Groep Partner ICT Concept geïntegreerd in CClaw. Nu vraagt u zich vast af: ‘Wat is de Enterprise Drive?’ Dit is een handige tool om op een beveiligde manier documenten te versturen en te ontvangen. Advocaten en ondersteunend personeel kunnen aan de hand van deze tool op een gemakkelijke wijze (grote) bestanden delen met derden. Met een paar muisklikken kan een document uit CCdms als hyperlink aan de e-mail worden toegevoegd. Deze hyperlink verstuurt u, al dan niet beveiligd, met een wachtwoord en voorzien van een bepaalde geldigheidsduur, naar de mailbox van de ontvanger. De ontvanger kan vervolgens het document downloaden.

Professionele uitstraling

Deze functie, waarbij alle gegevens versleuteld worden opgeslagen in een uiterst veilig datacenter, is waardevol voor ieder kantoor dat vertrouwelijke informatie extern deelt. Doordat u laat zien vertrouwelijk werken hoog in het vaandel te hebben, straalt u professionaliteit uit. U bewijst immers dat u serieus omgaat met het verwerken van informatie. Bovendien kunt u, door gebruik te maken van deze integratie, bij een audit laten zien hoe u informatie deelt. En de tijd die u hieraan besteedt? Die wordt direct, na het verzenden van de e-mail, geregistreerd in CClaw.

Werkt dit ook voor het ontvangen van bestanden?

We zijn nog niet klaar, want deze functionaliteit is niet alleen waardevol voor het verzenden van documenten, ook voor de documenten die u ontvangt is er een mooi voordeel te behalen. Cliënten die bestanden sturen, doen dat vaak in verschillende e-mails. Deze worden vervolgens door iemand op kantoor, de advocaat zelf of een ondersteunend medewerker, aan CCdms toegevoegd. Een tijdrovende klus die de Enterprise Drive graag voor u wegneemt.

De Enterprise Drive kent een zogenoemde “Postvak IN” functie. Dit is heel simpel gezegd een map binnen de Enterprise Drive die online beschikbaar wordt gesteld. Deze map kan worden voorzien van de huisstijl van uw kantoor. Ook kan deze map extra worden beveiligd door middel van een wachtwoord en een ‘beschikbaar tot’ datum. De cliënt komt in een beveiligde omgeving uit, naar waar hij zijn of haar documenten kan uploaden. Een handige toevoeging voor de advocaat is dat hij of zij alle documenten in één keer kan toevoegen aan het dossier.

Externe tools verleden tijd

Door deze Enterprise Drive integratie binnen CClaw te implementeren, is het niet meer noodzakelijk om een externe tool te gebruiken. Op een gebruikersvriendelijke manier zorgt u ervoor dat alle gegevens veilig worden opgeslagen in de Enterprise Drive en in uw CCdms omgeving. In de praktijk is gebleken dat dit een praktische aanvulling op iedere CCdms omgeving is. Bovendien heeft de implementatie niet veel voeten in de aarde, dus u kunt hier snel gebruik van maken.

Cascade advocaten uit Den Haag maakt inmiddels al enige tijd naar tevredenheid gebruik van deze integratie. Bas Vorstermans (Advocaat en Partner) bij Cascade advocaten: “Met name de gebruiksvriendelijkheid van deze oplossing is een enorm pluspunt. Het gebruik ervan behoeft weinig uitleg en ook voor de ontvanger van de documenten werkt het zeer intuïtief. Zo hoeft iemand geen account met gebruikersnaam en wachtwoord meer aan te maken, om toch op een veilige manier de documenten te ontvangen. Door simpelweg op de link te klikken – en eventueel een wachtwoord in te vullen – kan men de benodigde documenten al downloaden.”