Uw praktijkmanagementsysteem (PMS) is de hoeksteen van uw dagelijkse werk. Het is een centraal platform waarin u al uw taken kunt coördineren en waaruit de digitale bedrijfsvoering plaatsvindt. Tijdens de Legal IT Talks Webinar van 10 maart kwamen Eugene Haarmans (Clip Consultants), Boi Thomasse (NEXTlegal) en Bart van Wanroij (Epona Legal) bijeen om waardevolle kennis uit te wisselen over praktijkmanagementsystemen.
Kijk het volledige webinar terug
Variaties in praktijkmanagementsystemen
Er zijn een aantal opties mogelijk als het gaat om de keuze van een PMS dat aansluit bij de behoeften van uw organisatie. Tal van juridische kantoren gebruiken een PMS zoals CClaw of NEXTmatters (totaaloplossingen) of een component georiënteerde aanpak met - als één van de onderdelen - bijvoorbeeld DMSforLegal. Bart (Epona Legal) neemt de kijker mee in het praktijkmanagementlandschap binnen de advocatuur:
“De top 10 advocatenkantoren in ieder land waar ook ter wereld gebruikt geen all-in-one praktijkmanagementsysteem. Grotere kantoren zijn van oudsher gestart met losse systemen. Een systeem voor boekhouding, personeelszaken, een apart documentmanagementsysteem, noem maar op. Vaak zie je bij dit type kantoren component georiënteerde deeloplossingen. Kleine tot middelgrote kantoren gebruiken vaker totaaloplossingen, al kiezen middelgrote kantoren ook steeds vaker voor component georiënteerde deeloplossingen om zo tot een totaalpakket aan functionaliteiten te komen.”
Mix aan gespecialiseerde applicaties van verschillende leveranciers
Eugene (Clip Consultants) sluit zich aan bij de uitleg van Bart. “Onze markt ligt niet in de top vijf van Nederland maar bij kantoren van 3-40 advocaten. Daar zie je inderdaad een mix. Het speelveld van het aantal softwaresystemen in juridisch Nederland is niet zo groot en dat maakt overstappen vaak relatief eenvoudig. In veel gevallen ligt uitgekristalliseerde conversiesoftware klaar om eenvoudig over te kunnen stappen van pakket A naar B. Een groot voordeel wat wij hebben, is dat we met de meeste leveranciers ook goed kunnen communiceren, dus we staan elkaar daar ook wel in bij.”
Het kiezen van een praktijkmanagementsysteem
Er moet goed gekeken worden of uw nieuwe PMS kan integreren met de andere software die voor uw kantoor van levensbelang is. Het vergt daarom dus heel wat kennis over uw eigen bedrijfsprocessen om over te gaan tot het selecteren van een totaaloplossing of component gerichte oplossing. Met zoveel mogelijkheden kan het lastig worden om als organisatie de juiste optie te kiezen. Boi (NEXTlegal) geeft hierin advies:
“In het voortraject stel ik aan het kantoor de vraag; wat is voor jullie organisatie het belangrijkste aspect om op te focussen? Dan is het een zinvolle aanpak om eerst de analoge en digitale werkprocessen nauwkeurig in kaart te brengen. Wanneer men een formulier invult, welke (vervolg)processen zijn daarbij dan al digitaal ingericht en waar valt nog te verbeteren?
Een andere vraag die ik stel is: wat is nu de concrete impact ten opzichte van het huidige werkproces en functionaliteit van de software en hoe heeft het kantoor dit ingericht? Het is goed om te weten of men echt een nieuw praktijkmanagementsysteem moet aanschaffen. Wellicht wordt het huidige pakket niet maximaal benut en/of hebben de gebruikers gewoon iets meer training nodig om het huidige pakket onder de knie te krijgen. Allemaal zaken om naar te kijken.”
De vijf pijlers voor een goede selectie
Eugene: “Uiteraard is elk kantoor waar wij binnenstappen, en de hele IT-omgeving, altijd weer uniek. Er moet een initiële behoefte zijn om iets van A naar B te brengen, te verbeteren. Aan de hand van werkgroepen probeer ik erachter te komen wat de werkelijke reden is dat mensen van A naar B willen gaan. In zo’n werkgroep zitten wat mij betreft leden uit de maatschap / directie, boekhouding, advocaten en het secretariaat.”
Een nieuw systeem selecteren doet u in Eugene zijn optiek op een vijftal punten:
- De beschikbare systeemfunctionaliteiten;
- De praktijkmanagementsysteemaanbieder doorlichten;
- Waarin investeert u precies en hoe zijn de kosten opgebouwd;
- De kwaliteit van de servicedesk van de aanbieder;
- Opvragen van referenties.
Misschien nog wel het meest relevante aspect volgens Bart is dat u goed kijkt naar het “eigendom” wanneer het gaat om uw eigen data. “Op welke wijze zijn uw data vastgelegd. Bij uw hosted document management systeem of zou u die data niet gewoon in uw eigen Microsoft omgeving willen hebben? Hoe voorkomt u dus een vendor lock-in?”
De migratiefase
Wanneer de situatie eenmaal in kaart is gebracht gaat men aan de slag. Om aparte lijntjes richting diverse afdelingen te voorkomen werken Boi, Eugene en Bart graag met één contactpersoon binnen de organisatie. Dit aanspreekpunt voorziet zijn/haar eigen organisatie van alle informatie met betrekking tot de migratie.
Bart: “Onderwerpen die heel triviaal lijken moeten toch besproken worden, omdat dit tijdens de migratie voor grote impact kan zorgen. Heet een map bijvoorbeeld e-mail of e-mails? De manier waarop data in het systeem kan worden geplaatst en vervolgens weer gevonden kan worden, is cruciaal voor de acceptatie van het systeem door uw gebruikers. En wie heeft welke bevoegdheden? Ook moet nauwkeurig onderzocht worden of alle toepassingen op verschillende apparaten goed werken. ”
Tot slot de gouden tips voor de oriëntatiefase
Wat Bart betreft zou u niet enkel moeten uitpluizen welk systeem de “best fit” is voor uw organisatie, maar ook hoe de migratiekosten zijn opgebouwd.
“Voor elke leverancier is het absoluut noodzakelijk dat een overstap goed verloopt. De migratiekosten kunnen sterk van elkaar verschillen. Vraag uzelf af, waarom kost het bij die partij €600,- en bij die andere leverancier €6000,-?” Goedkoop kan uiteindelijk namelijk toch leiden tot duurkoop, is de onderliggende boodschap van Bart.
Boi sluit af met een tip over het menselijke aspect van een leverancier. “Is die klik en het vertrouwen er bij de mensen waarmee ik nu het gesprek voer?”
Wat daarbij goed kan helpen om de juiste aankoopbeslissing te maken, voegt Eugene eraan toe, is het raadplegen van andere kantoren. “Raadpleeg hen over de diverse leveranciers, de diverse systemen en de mate van support die zij ontvangen van hun leverancier. Dus praktijkervaring opvragen en daarvan leren”, aldus Eugene.
Genoeg zaken om in overweging te nemen dus wanneer u op zoek gaat naar de ideale PMS-leverancier. Wilt u meer weten over het kiezen van uw volgende PMS? Download het e-book “De juiste ICT voor de juridische praktijk: Praktijkmanagementsystemen”