Je kunt er als advocaat niet omheen: tijdschrijven. Toch zien we dat de nieuwe generatie hier anders mee omgaat dan de gevestigde orde. Samen met specialist Nancy onderzoeken we dit thema. Wat gaat er goed, wat gaat er fout en wat kan een kantoor hiervan leren? Ook belichten we de resultaten van een tijdschrijfonderzoek onder jonge advocaten tijdens het SJBN Jonge Balie Congres 2023, uitgevoerd door de Lexxyn Groep in opdracht van Clip Consultants.

Met de hand wegen

‘Vijfentwintig jaar geleden woog de advocaat waarvoor ik werkte de dossiers met zijn hand. “Dit dossier is 2500 gulden waard, Nancy,” zei hij, waarna ik de declaratie, zonder enige specificatie, maakte. Vragen van cliënten kwamen er nauwelijks. De ‘huisadvocaat’ werd volledig vertrouwd,’ aldus Nancy. Ze vervolgt: ‘De jonge generatie wordt opgevoed door de oudere generatie die niet gewend is de uren te specificeren, terwijl dat nu steeds meer door cliënten wordt verwacht. Zij willen namelijk transparantie. Hebben cliënten twijfels, dan stappen zij over. Daarbij ziet de nieuwe generatie het belang van tijdschrijven niet altijd in. Terwijl effectief tijdschrijven niet alleen in het belang van het advocatenkantoor, maar ook van de advocaat zelf is, aangezien hun inkomen direct is gekoppeld aan hun declarabele uren.’

Onderzoek jonge advocaten

We duiken met Nancy de diepte in op basis van het onderzoek, recentelijk uitgevoerd onder jonge advocaten. De nieuwe generatie advocaten, opgegroeid in het digitale tijdperk, heeft een andere benadering van tijdschrijven dan hun oudere collega's. Hieronder bespreken we enkele belangrijke aspecten van deze veranderingen aan de hand van de uitkomsten van de enquête.

1. Tijdig tijdschrijven

Uit het onderzoek blijkt dat 68% van de advocaten de tijd direct per dossier schrijft. Dit wijst op een proactieve benadering van tijdschrijven. Deze nieuwe generatie begrijpt het belang van real-time urenregistratie en de voordelen die dit met zich meebrengt. Ze zijn zich bewust van het feit dat hoe langer ze wachten met het bijhouden van uren, hoe groter de kans op vergeten of onnauwkeurige registratie. Dat is belangrijk aangezien 76% van de advocaten weleens vergeet tijd te schrijven.

2. Mobiel tijdschrijven

Een andere opvallende bevinding uit het onderzoek is dat 48% van de jonge advocaten de tijd onderweg via een app bijhoudt. Dit benadrukt de mobiliteit en flexibiliteit die de nieuwe generatie eist. De mogelijkheid om onderweg tijd te schrijven, maakt het voor hen gemakkelijker om hun uren bij te houden, zelfs als ze niet op kantoor zijn. Dit is vooral handig in een tijd waarin thuiswerken en externe afspraken steeds gebruikelijker worden.

3. Technologiebeoordeling

Een belangrijk aspect van de nieuwe generatie is de hoge beoordeling van tijdschrijftechnologie. Met een gemiddelde beoordeling van 7.24 op een schaal van 1 tot 10 geven ze aan tevreden te zijn met de huidige tijdschrijftools en functionaliteiten. Dit wijst op een groeiend vertrouwen in de technologie om hun tijdschrijfproces te ondersteunen.

Wat gaat er goed?

• De nieuwe generatie advocaten is proactief, mobiel en tevreden met de beschikbare technologie. Deze ontwikkelingen verbeteren de nauwkeurigheid van tijdschrijven en maken het proces efficiënter.
• Het feit dat 68% van de jonge advocaten de uren direct per dossier schrijft, vermindert het risico op vergeten of onjuiste registratie. Dit zorgt voor een gedetailleerder beeld van de daadwerkelijk bestede tijd en zorgt ervoor dat cliënten transparante declaraties ontvangen.
• Daarnaast is het mobiel tijdschrijven een welkome aanvulling op de traditionele methoden. Het stelt advocaten in staat om tijd bij te houden, zelfs wanneer ze onderweg zijn. Dit verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar verhoogt ook de efficiëntie, aangezien ze hun tijd niet later opnieuw hoeven in te voeren.
• De positieve waardering van de tijdschrijftechnologie geeft aan dat de nieuwe generatie openstaat voor innovaties en gelooft in de waarde van moderne tools. Deze tools helpen bij:
  - Het bijhouden van uren;
  - Het genereren van declaraties;
  - Het beheren van dossiers en;
  - Het analyseren van prestaties.

Wat gaat er fout?

Hoewel de nieuwe generatie veelbelovende veranderingen met zich meebrengt, zijn er nog steeds enkele aspecten van tijdschrijven die verbeterd kunnen worden.

• Uit het onderzoek blijkt dat 32% van de jonge advocaten ervoor kiest om tijd op te sparen en deze later in één keer voor meerdere dossiers te schrijven. Dit kan leiden tot problemen. Denk aan vergeten details, onnauwkeurige registraties en een toename van de administratieve lasten. Zo leert onderzoek ons ook dat het merendeel weleens vergeet om tijd te schrijven.
• Hoewel mobiel tijdschrijven een positieve ontwikkeling is, zijn er uitdagingen verbonden aan het gebruik van apps voor tijdschrijven. Het vereist een zekere mate van discipline en toewijding om de app consequent te gebruiken. Hetzelfde geldt voor functionaliteiten zoals Office-koppelingen waardoor tijdschrijven op een dossier actief vanuit de applicatie wordt voorgesteld. Sommige advocaten hebben moeite om zich aan te passen aan deze nieuwe manier van werken of ervaren technische hindernissen.

Wat kan beter? Twee tips.

Op basis van deze bevindingen vragen we Nancy wat er beter kan. Zij geeft twee tips.

1. Bewustwording en training

‘Kantoren kunnen bewustwordingscampagnes en trainingssessies organiseren om advocaten bewust te maken van de voordelen van het structureel tijdschrijven en de risico's van het opsparen van uren. In de praktijk zie ik dat jonge advocaten zich niet bewust zijn van hun declarabele en niet declarabele tijd. Ik denk dat het goed is dat de nieuwe generatie beter inzicht krijgt in de tijd die er op een dag weglekt. Diverse kantoren die ik ken, hebben daarom een declarabele uren- of omzetnorm - gekoppeld aan KPI’s. Hiermee blijft het tijdschrijven ‘on top of mind.’

Tegenwoordig doen we alles zo snel: even een appje sturen of een mailtje opstellen. Tijd die amper wordt opgemerkt en vaak niet wordt geregistreerd, maar wel aan het einde van de dag kan leiden tot een missend uur. Dit krijg je alleen inzichtelijk zodra je alle tijd schrijft; ook de niet declarabele. Wanneer er een beter zicht is op de exacte dagbesteding, kun je als kantoor ook beter het gesprek met elkaar aangaan. Aan de basis hiervan kan een rapportage liggen, zoals je die uit de meeste praktijkmanagement systemen zoals CClaw haalt.

2. Verbeterde technologie

Hoewel de nieuwe generatie tevreden is met de huidige tijdschrijftechnologie, is er altijd ruimte voor verbetering. Zo zie ik dat de advocaten die met onze tijdschrijffunctie werken, lang niet altijd de functies optimaal benutten, denk aan de mobiele app of de Office-integratie vanuit een Document Management Systeem (DMS). Op die manier wordt direct voorgesteld om bij het opslaan van een bestand tijd te registreren.’

De oude generatie versus de nieuwe generatie

Zoals duidelijk wordt uit het gesprek met Nancy, zijn er verschillen tussen de oude en nieuwe generatie advocaten als het gaat om tijdschrijven. De oude generatie heeft vaak jarenlange ervaring met traditionele methoden en is misschien wat terughoudender als het gaat om het omarmen van veranderingen. Ze zijn wellicht gewend aan het opsparen van uren, handmatige registratie en het minder uitgebreid specificeren van het werk.

Aan de andere kant staat de nieuwe generatie. Zij omarmt nieuwe technologieën en benut de voordelen van mobiel tijdschrijven. Deze generatie heeft de potentie om tijdschrijven efficiënter te maken en de nauwkeurigheid te verbeteren.

De oude en nieuwe generaties moeten niet als tegenstanders worden gezien, maar als complementair aan elkaar. Er valt veel te leren van elkaars ervaringen en werkwijzen. Door samen te werken en kennis te delen, benutten advocatenkantoren het beste van beide generaties.