Online zoeken naar informatie voor uw zaak; dagelijkse kost voor juridische professionals. Veel van deze informatie, denk aan een uitspraak, wilt u ontsluiten en opslaan in het betreffende dossier. In de praktijk zien we dat dit vaak op een omslachtige wijze wordt uitgevoerd en dat kost tijd. Ik vertel u meer over deze handeling en hoe een simpele functionaliteit binnen uw praktijkmanagementsysteem dit kan vereenvoudigen.

Niet met één muisklik regelen

Uw digitale dossiers dienen up-to-date te zijn. U wilt informatie zoals:

• financiële overzichten - gegeneerd vanuit uw praktijksoftware;
• op internet gevonden jurisprudentie;
• online calculator uitkomsten zoals netto-bruto berekeningen of;
• losse pdf-bestanden;

toevoegen aan uw digitale dossier. Dit is soms een uitdaging, doordat u dit niet standaard met één simpele muisklik kunt regelen.

Omslachtige werkwijze

Hoe gebeurt het ontsluiten van informatie - en toevoegen aan een dossier - in de praktijk en hoezo is dat een uitdaging? De meeste advocaten zoeken online naar informatie gerelateerd aan hun zaak. Vervolgens printen zij deze info uit. Denk bijvoorbeeld aan een uitspraak die op rechtspraak.nl wordt gevonden en die de advocaat wil gebruiken voor zijn of haar eigen processtuk. Deze prints worden gescand, gemaild en toegevoegd aan het digitale dossier. Wat ook voorkomt is dat er wordt gekozen om de informatie naar een PDF-printer te sturen, waarna de PDF lokaal wordt opgeslagen. De volgende stap is dan dat het PDF-document - via het documentmanagementsysteem (DMS) - wordt geüpload naar het dossier. Omslachtig? Wij vinden van wel.

Om die reden is er binnen CClaw een nieuwe functionaliteit ontwikkeld: Print to CClaw. Door het gemak en de snelheid waarmee externe informatie kan worden verwerkt, verwachten we dat deze functionaliteit snel wordt opgepakt door andere leveranciers van praktijksoftware. Hierdoor kunt u, of u nu wel of geen gebruik maakt van CClaw, hopelijk snel profiteren van de voordelen.

Rechtstreeks printen naar uw DMS

Door te werken met een ‘Print to’ functionaliteit voegt u alle belangrijke documenten - overzichten, pdf’s, afbeeldingen en internetpagina’s - direct aan uw digitale dossiers toe. Bovendien schrijft u direct uw tijd voor uw werkzaamheden rondom dit digitale stuk. U kunt op die manier niet alleen externe digitale informatie toevoegen, maar ook informatie binnen uw praktijkmanagementsoftware - zoals verrichtingen - opslaan. Direct in het dossier naar keuze. Op die manier werkt u niet alleen sneller, maar wordt ook het dossier up-to-date gehouden. Als extra voordeel sijpelt er geen tijd meer weg, doordat u direct de tijd registreert die u hebt besteed aan uw digitale informatiezoektocht.

Direct tijd schrijven

Het schrijven van tijd nadat u een document hebt toegevoegd aan uw dossier werkt via Print to CClaw intuïtief. Zodra u een document toevoegt, wordt er op hetzelfde moment een nieuw scherm geopend om uren te registeren. Deze tijd wordt direct toegevoegd in uw praktijkmanagementsysteem. Wilt u weten hoe deze ‘Print to’ functionaliteit binnen CClaw werkt? Bekijk dan ook deze Tip van Clip.