Online informatie opslaan in je digitale dossier: kan dat niet makkelijker?

Juridische informatie met een paar muisklikken gemakkelijk en snel opslaan in een digitale dossier. Efficiënt en tijdsbesparend.

Online zoeken naar informatie voor uw zaak; dagelijkse kost voor juridische professionals. Veel van deze informatie, denk aan een uitspraak, wilt u ontsluiten en opslaan in het betreffende dossier. In de praktijk zien we dat dit vaak op een omslachtige wijze wordt uitgevoerd en dat kost tijd. Ik vertel u meer over deze handeling en hoe een simpele functionaliteit binnen uw praktijkmanagementsysteem dit kan vereenvoudigen.

Niet met één muisklik regelen

Uw digitale dossiers dienen up-to-date te zijn. U wilt informatie zoals:

  • financiële overzichten - gegeneerd vanuit uw praktijksoftware;
  • op internet gevonden jurisprudentie;
  • online calculator uitkomsten zoals netto-bruto berekeningen of;
  • losse pdf-bestanden;

toevoegen aan uw digitale dossier. Dit is soms een uitdaging, doordat u dit niet standaard met één simpele muisklik kunt regelen.

Omslachtige werkwijze

Hoe gebeurt het ontsluiten van informatie - en toevoegen aan een dossier - in de praktijk en hoezo is dat een uitdaging? De meeste advocaten zoeken online naar informatie gerelateerd aan hun zaak. Vervolgens printen zij deze info uit. Denk bijvoorbeeld aan een uitspraak die op rechtspraak.nl wordt gevonden en die de advocaat wil gebruiken voor zijn of haar eigen processtuk. Deze prints worden gescand, gemaild en toegevoegd aan het digitale dossier. Wat ook voorkomt is dat er wordt gekozen om de informatie naar een PDF-printer te sturen, waarna de PDF lokaal wordt opgeslagen. De volgende stap is dan dat het PDF-document - via het documentmanagementsysteem (DMS) - wordt geüpload naar het dossier. Omslachtig? Wij vinden van wel.

Om die reden is er binnen CClaw een nieuwe functionaliteit ontwikkeld: Print to CClaw. Door het gemak en de snelheid waarmee externe informatie kan worden verwerkt, verwachten we dat deze functionaliteit snel wordt opgepakt door andere leveranciers van praktijksoftware. Hierdoor kunt u, of u nu wel of geen gebruik maakt van CClaw, hopelijk snel profiteren van de voordelen.

Rechtstreeks printen naar uw DMS

Door te werken met een ‘Print to’ functionaliteit voegt u alle belangrijke documenten - overzichten, pdf’s, afbeeldingen en internetpagina’s - direct aan uw digitale dossiers toe. Bovendien schrijft u direct uw tijd voor uw werkzaamheden rondom dit digitale stuk. U kunt op die manier niet alleen externe digitale informatie toevoegen, maar ook informatie binnen uw praktijkmanagementsoftware - zoals verrichtingen - opslaan. Direct in het dossier naar keuze. Op die manier werkt u niet alleen sneller, maar wordt ook het dossier up-to-date gehouden. Als extra voordeel sijpelt er geen tijd meer weg, doordat u direct de tijd registreert die u hebt besteed aan uw digitale informatiezoektocht.

Direct tijd schrijven

Het schrijven van tijd nadat u een document hebt toegevoegd aan uw dossier werkt via Print to CClaw intuïtief. Zodra u een document toevoegt, wordt er op hetzelfde moment een nieuw scherm geopend om uren te registeren. Deze tijd wordt direct toegevoegd in uw praktijkmanagementsysteem. Wilt u weten hoe deze ‘Print to’ functionaliteit binnen CClaw werkt? Bekijk dan ook deze Tip van Clip.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal