Hieronder treft u een aantal modules op basis van het softwarepakket CClaw die wij ontwikkeld hebben voor en door advocaten. Zo kunt u uw bedrijfsvoering compleet en totaal inzichtelijk maken. Groot voordeel is dat u blijft werken met één centraal systeem. Dat komt de productiviteit en efficiëntie op een advocatenkantoor zeker ten goede. Wel zo overzichtelijk, én minder duur!
Via de web app van CClaw kunt u gemakkelijk onderweg of bijvoorbeeld vanuit thuis op de bank uw gemaakte uren schrijven.
Als advocaat wilt u graag inzicht in alle werkzaamheden en (declarabele) werkuren. Daarom wilt u liefst zo snel en makkelijk mogelijk uw uren kunnen schrijven. Waar u ook bent. Deze web app biedt dan uitkomst. Hiermee kunt u eenvoudig altijd en overal uw gewerkte uren bijhouden met uw smartphone of tablet.
Hoe werkt het? Web app, het woord zegt het al: u kunt via een eigen (kantoor)url en persoonlijke inlog rechtstreeks in CClaw uw uren registreren.
Een multifunctioneel document management systeem. Uitgangspunt is dat in principe alles toegankelijk moet zijn van een dossier, voor iedereen. En alles moet vindbaar zijn. Wel zo makkelijk als een collega advocaat bijvoorbeeld op vakantie is. Dus 1 centrale plek per dossier, met álles erin. De belangrijkste functionaliteiten én voordelen zijn:
1) Gestructureerde opslag en toegankelijkheid van documenten
Er komt dagelijks een enorme hoeveelheid informatie op u af. Via e-mail, telefoon, post enzovoorts. Als advocatenkantoor produceert u bovendien zelf ook nog eens een hoop informatie. Grote kans dat u het overzicht kwijt raakt. Hier biedt een DMS direct toegevoegde waarde, door zo effectief mogelijk om te gaan met deze stromen van informatie. Een DMS is zo ingericht dat alles wordt opgeslagen op één centrale plek per dossier, met álles erin. Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen. Dat scheelt enorm.
2) Razendsnel zoeken én vinden
Stel, u bent op zoek naar een soortgelijke zaak als waar u nu mee bezig bent. Wanneer was die zaak ook alweer en wat was de uitkomst? U heeft honderden documenten en e-mailberichten in de database staan maar u bent op zoek naar slechts één of enkele zeer specifieke documenten. Met ‘Full Text Search’ heeft u de gezochte documenten met één of enkele zoekcriteria snel op een rijtje. Met één druk op de knop. Of het nu om een Word-, Excel-, of PowerPointbestand gaat, of om een e-mail of een pdf. Elk document staat in een handomdraai tot uw beschikking.
3) Versiebeheer
Vaak heeft iedereen een eigen manier van het bewaren van (versies) van documenten. Daardoor worden zaken soms ten onrechte overschreven en weet niemand meer wat nu de laatste versie was. Door gebruik te maken van de functionaliteit ‘versiebeheer’ worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd. Gebruikers kunnen zo altijd zien wat de status en laatste versie van een document is.
4) Documenthistorie
Groot voordeel van versiebeheer is dat u per document direct kunt zien wat ermee gebeurd is. De voorgaande opgeslagen versies staan er namelijk direct onder. Door eenvoudigweg door de versies te scrollen, kunt u vaak al direct zien wat er veranderd is. Door te werken met de (persoonlijke) Dagmap voorkomt u dat er gelijktijdig door collega’s in hetzelfde document gewerkt wordt.
5) Snel inzien van documenten in dossiers
Het lijkt een kleinigheidje maar stiekem is het heel handig: door langs uw documenten in uw digitale dossier te scrollen, kunt u direct zien wat er in elk document staat. Vaak weet u dan al meteen of dát het document is wat u zocht.
6) Lagere kosten, hogere productiviteit
Doordat alles (wellicht op termijn óók uw archief) digitaal opgeslagen is, verdwijnt de noodzaak van een fysieke archiefruimte.
Snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het werk. Bovendien bespaart het veel tijd en geld met betrekking tot het opzoeken, printen, verzenden en kopiëren van documenten.
De tijd voor het opslaan en opzoeken van documenten wordt sterk teruggebracht. U heeft sneller de juiste informatie beschikbaar die nodig is om beslissingen te nemen. Door de dagmappenstructuur kan beter samengewerkt worden en kunnen zaken sneller en kwalitatief beter uitgevoerd worden.
7) Gemakkelijker digitaal procederen
Via het zogenaamde Aansluitpunt (systeemkoppeling) koppelt u het DMS direct via een beveiligde verbinding met de Rechtspraak. Daarmee kunt u rechtstreeks stukken en berichten uitwisselen. Voordeel daarvan is dat de stukken en berichten die vanuit de Rechtspraak naar uw systeem worden verstuurd direct op de juiste plaats belanden in het DMS.
8) Gemaakt voor advocaten(kantoren)
Last but not least: ons DMS is 100% specifiek ontworpen voor advocaten. Door onze jarenlange ervaring in de branche weten we hoe de werkprocessen eruitzien. We kennen onze klanten en hun behoeften.
CCdms is het overwegen absoluut waard. Bovendien zijn de kosten (en de duur van de implementatie) niet te vergelijken met die van de reguliere systemen.
Belangstelling? Ik kom graag vrijblijvend langs om de mogelijkheden te bespreken.
Een systeem voor flexibele rapportages. Hiermee wordt business intelligence voor de advocatuur gemakkelijk, flexibel en betaalbaar. Voor de beste beslissingen is betrouwbare informatie immers cruciaal.
CCdlm biedt u inzicht in:
• Productiviteit; declarabele en niet declarabele uren versus norm
• Dynamische berekening van omzet per medewerker versus norm
• Analyse cashflow heden en toekomst
• Debiteurenanalyse
• Crediteurenanalyse
• Winst & verlies versus budget
• Analyse van de toekomstige omzet
Op elk moment en op iedere gewenste plek. U kunt uw rapporten overal bewerken en bekijken, waar ter wereld u zich ook bevindt. Op uw notebook, IPad of mobiele telefoon. Daarbij kan iedere rapportage real time worden geagendeerd. Voor voorbeelden en demonstratie neem contact met ons op!
Met ingang van 25 mei 2018 zal de AVG Wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in de gehele EU van kracht zijn. Dit heeft gevolgen op allerlei terreinen binnen uw praktijk. Met CCsafemail heeft u de zekerheid dat u veilig en vertrouwd documenten en bestanden digitaal kunt uitwisselen met uw cliënten. Zij moeten immers op u kunnen vertrouwen. CCsafemail kan volledig worden geïntegreerd binnen CClaw, uw e-mail omgeving en website. Tevens kan het worden afgestemd op de huisstijl van uw kantoor.
Hoe werkt CCsafemail?
Heel eenvoudig. In uw Outlook komt een extra knop voor het beveiligd mailen. Uw cliënt ontvangt een mail met daarin een unieke link om via een website documenten te kunnen ophalen. Separaat ontvangt uw cliënt via SMS een pincode. De unieke link in combinatie met de unieke pincode stellen de klant in staat om de documenten in te zien dan wel te downloaden. Veilig, vertrouwd en volledig transparant.
Hoe veilig is CCsafemail?
Zeer veilig. Kiest u ervoor om uw documenten bij CCsafemail neer te zetten dan bent u ervan verzekerd dat alle gegevens versleuteld worden opgeslagen. Alleen díe persoon die én de link én de pincode heeft, kan de documenten opvragen. De documenten worden pas leesbaar gemaakt bij het opvragen door uw cliënt.
Wat kost CCsafemail?
Om van CCsafemail gebruik te kunnen maken betaalt u €24,95 per maand per kantoor. Plus per verstuurde mail € 0,19.
Wat moet ik doen om CCsafemail te activeren?
Al u gebruik wilt maken van deze mailoptie en u gaat akkoord met de kosten neemt u contact op met ons via deze mailbutton.
Dan plannen wij een afspraak in voor de installatie in samenspraak met uw systeembeheerder. We gaan vervolgens op de afgesproken datum CCsafemail installeren op de server (duurt ongeveer half uur) en op elke werkplek (elk een kwartier).