Business Intelligence voor de advocatuur: data tastbaar maken

Voor Nederlandse advocatenkantoren is het sturen op data nog geen gemeengoed, terwijl er in de software vaak zoveel informatie verscholen gaat, dat het zonde is deze niet te gebruiken. De data in de systemen wordt nu vooral gebruikt om de facturen te versturen en aan cliënten te verantwoorden hoeveel er gedeclareerd wordt. Waarom zou je als advocaat een stapje verder moeten gaan, en Business Intelligence gaan toepassen in je praktijk?

Voor Nederlandse advocatenkantoren is het sturen op data nog geen gemeengoed, terwijl er in de software vaak zoveel informatie verscholen gaat, dat het zonde is deze niet te gebruiken. De data in de systemen wordt nu vooral gebruikt om de facturen te versturen en aan cliënten te verantwoorden hoeveel er gedeclareerd wordt. Waarom zou je als advocaat een stapje verder moeten gaan, en Business Intelligence gaan toepassen in je praktijk?

Heden, verleden, toekomst

Op bijna ieder stukje informatie in een softwarepakket is een rapport te bouwen, maar de kunst is om in deze grote stapel datapunten te bepalen welke relevant zijn en welke niet. En daarbij moet je bereid zijn om als kantoor consequenties te verbinden aan inzichten die uit data komen. De schat aan informatie die verscholen gaat in de grote berg cijfers, kan ingezet worden om de efficiëntie van het kantoor te verbeteren, zwakke plekken in de financiële huishouding te ontdekken of individuele medewerkers beter aan te kunnen sturen.

Als Clip Consultants hebben we voor onze CClaw gebruikers een aantal standaardrapportages ontwikkeld waarmee de belangrijkste informatie uit de financiële en dossieradministratie inzichtelijk is te maken. Welke advocaten hebben bijvoorbeeld de meeste dossiers op hun naam staan? En hoeveel tijd wordt er gemiddeld aan een dossier besteed? Hoe zit het met de betalingssnelheid van debiteuren en welke rechtsgebieden presteren het beste of het minste binnen het kantoor?

Bereid zijn te sturen op data

De kunst is om te identificeren welke datapunten voor het kantoor relevant zijn om succesvol te worden. Wij adviseren kantoren dan ook om, voordat er met Business Intelligence wordt gestart, goed na te denken wat voor inzichten men uit de data wil halen, maar bovenal welke consequenties men aan nieuwe inzichten wil verbinden. Als een medewerker een ver bovengemiddeld aantal dossiers beheert, gaan we die dossiers dan herverdelen om de werkdruk in het kantoor beter te sturen bijvoorbeeld? De data geeft het inzicht, u voert zelf de verandering door.

Soms is data ook voor meerdere interpretaties vatbaar. Want de verdeling van dossiers naar rechtsgebied kan aan de ene kant laten zien dat een bepaalde sectie supersuccesvol is vanwege het grote aantal dossiers. Maar als dat aantal dossiers zo groot is omdat de doorlooptijd heel laag is, vraagt dat om een andere maatregel.

Business Intelligence geeft in het beginsel vooral antwoord op de vragen “hoeveel, wie, welke”; kwantificeerbare informatie. Een mens zal hier vervolgens zelf interpretaties aan moeten geven en gaan graven in de vraag waarom een bepaalde trend of grafiek is zoals hij is.

Definitiekwesties

Behalve dat data soms dus voor meer interpretaties vatbaar is, zijn definities dat ook. In onze gesprekken met kantoren bij het tot stand brengen van onze standaardrapportages, kwamen we bijvoorbeeld tot de conclusie dat vier verschillende kantoren, vier verschillende definities van omzet hanteerden. De rekensom van de posten die samen de omzet vormden, was voor ieder kantoor anders. Daarom vraagt een goede Business Intelligence oplossing altijd om een goed voortraject waarin afspraken worden gemaakt wat precies gerapporteerd gaat worden, en zoals gezegd, welke consequenties een rapportage met zich meebrengt.

Het mooie is dat de Business Intelligence oplossing van Clip Consultants, DLM (Dynamic Law Manager), in staat is om aan bepaalde drempelwaarden in rapportages ook automatische acties en notificaties te koppelen. Dat stelt medewerkers en management in staat om proactief te sturen bij veranderingen in het systeem, die vooraf afgesproken parameters overschrijden. Zo houd je grip op het kantoor, met behulp van data.

Meer weten?

Wilt u meer weten over Business Intelligence voor de advocatuur? Kijk dan het webinar Legal IT Talks: Dashboards & Business Intelligence terug, waarin Eugene Haarmans verder uitlicht wat er allemaal mogelijk is op dit gebied. Of neem contact op met Clip Consultants voor meer informatie over Dynamic Law Manager.

Wat onze klanten zeggen:

CClaw is absoluut gebruiksvriendelijk!

- Otto Meijnen, Van Veen Advocaten te Ede

In één zin: wij zijn zeer tevreden over de samenwerking met en toegankelijkheid van Clip Consultants!

- Louise Hardeman, Advocatenkantoor Dijkgraaf B.V. te Den Haag

Met behulp van het DMS van Clip Consultants werken wij nu volledig papierloos. Het werkt eenvoudig, snel en buitengewoon intuïtief.

- Mr. Piter van Zandbergen, Defenz Advocaten te Drachten

De manier waarop Clip Consultants met klanten omgaat, de snelheid van reageren en de kennis van zaken vormen een grote meerwaarde voor het gebruik van CClaw.

- Mr. H.L. van der Aa, Aelan Advocaten te Utrecht

Wat heeft CClaw een fijn DMS-systeem ontwikkeld. Het doet gewoon alles wat er wordt beloofd, maar zorgt er bovenal voor dat het 'weglekken' van uren tot het verleden behoort. Super.

- Mr. Eugène Ong, Claassen Advocaten te Eindhoven

Zeer tevreden over CClaw. Het is een compleet programma, met de back-up van uitstekende support.

- Wouter Niesink, Hijink Advocaten te Arnhem / Nijmegen

We zijn eigenlijk over heel veel dingen enthousiast. CClaw werkt gewoon heel plezierig. Maar vooral de ‘Clip-mensen’ maken voor ons het verschil!

- Corrie Tersteeg, Bots van Ravenhorst te Utrecht

Er wordt goed meegedacht, de lijnen zijn kort, er is geen afstandelijke helpdesk. We kennen elkaar en dat werkt erg plezierig. Persoonlijk ben ik erg blij met het digitaal declareren. Dat zorgt voor een zeer snel declaratieproces en zeker, mede door het gebruik van Ideal, ook voor snellere betalingen. 

- Doke Maris, Scholtens Advocaten te Emmeloord

Wij zijn tevreden gebruikers. Met name over de mogelijkheden die CClaw biedt voor de financiële verslaglegging zijn wij zeer te spreken.

- Clementine Lems, VBTM Advocaten te Woerden

Zó snel gewend dat we niet meer weten hoe het oude DMS ook weer werkte!

- Jolanda van Asselt, Axius Advocaten te Veenendaal