Tijdens de zesde editie van Legal IT Talks ging Tom Jansen (Marketing Manager van Lexxyn Groep) in gesprek met Eugène Haarmans (Commercieel Directeur van Clip Consultants) en Johan Lijftogt (Consultant bij NEXTlegal) over dashboards en Business Intelligence (BI) voor de juridische praktijk. Hoe kunnen advocaten en notariskantoren de gegevens in hun systemen omzetten in inzichten?

Kijk dit webinar terug

BI staat nog in de kinderschoenen

In de juridische praktijk wordt BI nog relatief weinig toegepast, hoewel de potentie enorm is. Eugène: “Toen wij 7 jaar geleden met onze eerste rapportage tools kwamen, dachten we het ei van Colombus te hebben gevonden. Maar de conclusie is dat kantoren toch nog niet zo bezig zijn met dit onderwerp als wij hadden verwacht, en dat is voor die kantoren een gemiste kans.”

Johan beaamt Eugène zijn beeld: “In onze ervaring zijn kantoren gewend om op een bepaalde manier te rapporteren. Als wij daar dan onze geavanceerdere oplossingen, met meer inzichten naast zetten, grijpen kantoren soms weer terug naar het oude vertrouwde. Ze blijven als organisatie reactief werken in plaats van dat ze de nieuwe inzichten gaan gebruiken om proactief te handelen. Ze sluiten dan bijvoorbeeld een maand af, kijken naar hoe het ging en trekken dan hun conclusies. Maar ze kijken niet naar projecties over hoe de toekomst er vervolgens uit gaat zien en passen daar hun plannen op aan.”

Eugène ervaart in de praktijk ook dat kantoren er onderling vaak hele andere manieren van rapporteren op na houden: “Toen wij onze eerste rapportages introduceerden, kwamen we met de eerste testkantoren al gelijk tot een ingewikkelde conclusie: niet ieder kantoor stuurt zijn organisatie op dezelfde manier aan. Zo hanteerden de kantoren die wij spraken allemaal een andere definitie van omzet.”

Appels met peren vergelijken

Er ligt een risico op de loer voor wie ongetraind met dashboards en BI aan de slag gaat. De hoeveelheid data waarop gerapporteerd kan worden, kan leiden tot verkeerde combinaties van gegevens en dus verkeerde interpretaties. Johan: “Wat nogal eens voorkomt, is dat kantoren verkeerde data met elkaar vergelijken als ze zelf met BI aan de slag gaan. Het is voor ons als softwarebouwers dan ook de truc om onze rapportages zo te bouwen dat de data niet multi-interpretabel is. Onze NEXTcontroller voor NEXTassyst en NEXTmatters helpt daarbij.”

Eugène geeft een aantal voorbeelden van de standaardrapportages die ze vanuit Clip Consultants al aanbieden: “Met onze Dynamic Law Manager kijken we naar onder andere het aantal nieuw binnengekomen dossiers, nieuwe relaties, de geschreven uren, de omzet, rechtsgebieden en zaaktypes. En in het financiële deel in het bijzonder, kijken we ook naar bijvoorbeeld ouderdomsanalyses van crediteuren en debiteuren. Die basisset is al heel uitgebreid en blijkt voor de meeste kantoren meer dan voldoende.

Heden, verleden, toekomst

Om ervoor te zorgen dat de data en inzichten uit de dashboards ook leiden tot nieuwe inzichten, moeten kantoren proactief gaan handelen naar deze data. Eugène: “Je kunt bijvoorbeeld automatische triggers aan doelstellingen hangen. De rapportages kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om een bepaalde ondergrens qua declarabele uren te bewaken. Als die ondergrens niet gehaald wordt, kan de BI-tool automatisch een signaal afgeven aan de betrokken medewerkers. En dat kun je bijvoorbeeld ook doen met liquiditeitsposities of andere data. Dat scheelt iedereen weer veel tijd en helpt de organisatie vooruit.”

Johan vult daarop aan: “Naast de standaardsets krijgen wij ook regelmatig vraag naar maatwerk rapportages van kantoren. We maken dan rapportages die exact passen bij hoe het kantoor zichzelf wil organiseren of wat men gewend is. Deze kunnen we dan ook weer automatisch produceren richting de medewerkers.”

Ook bij Clip Consultants is maatwerk geen uitzondering. Eugène: “Ik haalde al eerder aan dat niet alle kantoren dezelfde definitie voor bijvoorbeeld omzet hanteren. Dat betekent dat je in de basisset al die verschillende definities al moet afdekken. En nog steeds komen we verzoeken tegen waarbij aanvullingen op de basisset nodig zijn.”

BI projecten succesvol maken

Om BI projecten succesvol te maken, is het goed om met een sterke vertegenwoordiging van het kantoor in dat project te stappen. Johan: “Wij zoeken dan de mensen op die zowel de rapporten moeten maken, als die ze moeten kunnen lezen. Dus denk bijvoorbeeld aan een financieel verantwoordelijke, een boekhouder, een maatschapslid, maar ook aan de secretariële ondersteuning. Ze hebben ieder hun rol en betrokkenheid bij die data.”

Voor Eugène is het ook belangrijk dat er een concrete behoefte is om meer sturing of grip te krijgen op de organisatie. De data kan daar dan bij helpen: “We hebben het met BI over het plannen van de toekomst, dus daar moet behoefte aan zijn. Ik zou dan altijd met zoveel mogelijk verschillende rollen in het kantoor willen spreken over hun behoeften en hoe we de rapportages daarvoor kunnen inzetten. We moeten daarbij de verwachtingen van het kantoor goed afstemmen op wat de BI-tool kan leveren.”

De meeste kantoren die starten met BI-projecten zullen kritisch naar de eerste rapportages kijken. Eugène: “Wij krijgen dan nog wel eens de eerste rapporten terug met de opmerking, dit klopt niet. Maar kijken we dan weer naar de platte data in het systeem en leggen we uit hoe de rapportage geïnterpreteerd en gebruikt moet worden, dan verandert die kritiek in nieuwe inzichten. In dat opstarttraject begeleiden we het kantoor bij de ingebruikname van die rapporten en stemmen we de laatste puntjes af.

De toekomst plannen

In de historische data zitten een hoop potentiële lessen voor het kantoor om de toekomst mee te plannen. Johan: “We kunnen bijvoorbeeld inzichtelijk maken hoe sterk het kantoor is in bepaalde rechtsgebieden. Dan zie je snel op welke dossiers je je kantoor moet versterken en waar je je krachten nog verder moet benutten. We kunnen dan zelfs extrapoleren hoe dat succes zich gaat vertalen naar resultaten in de toekomst.”

Eugène ziet een aantal eenvoudige en snelle verbeterpunten voor kantoren door de inzet van BI: “Je kunt bijvoorbeeld kijken wat je gemiddelde omzet per dossier in een bepaald rechtsgebied was. En als je dan voor het komend jaar omzet- of groeidoelen - bepaald, kun je dus bepalen hoeveel dossiers je ongeveer moet gaan behandelen om dat te behalen. Op basis daarvan zou je weer kunnen bepalen of je huidige bezetting qua advocaten en ondersteuning dat wel aankan.”

Stuurmiddel

In het slot van het webinar gingen de heren nog in op hoe organisaties de rapportages als positief stuurmiddel kunnen gebruiken. Johan: “Die rapportages kunnen in het begin ook wel tot wat weerstand lijden, want de data maakt soms sluimerende problemen pijnlijk tastbaar. Maar de truc is dan voor het management, en de medewerker, om die data niet als stok om mee te slaan, maar als startpunt van de verbetering te gebruiken. Dan is het een win-win situatie voor iedereen.”

“De kiem tot de acceptatie van de data als stuurmiddel, ligt al bij de eerste werkgroep besprekingen. Daar bepalen we de doelen en spreek je als kantoor met elkaar af hoe je met de rapportages en de conclusies die daaruit voortkomen omgaat”, vult Eugène daarop aan.

Advocatuur versus notariaat

NEXTlegal bedient zowel de advocatuur als het notariaat, en kent daardoor ook de overeenkomsten en verschillen. Johan: “In het notariaat is het nog niet heel gebruikelijk om op poppetjes niveau te sturen, zij rapporteren meer op kantoorniveau. De advocatuur doet dat al wel meer, en het notariaat kan daar wellicht nog wat van leren om tot een efficiëntere bedrijfsvoering te komen. De advocatuur kan van het notariaat nog wel wat leren op het gebied van het rapporteren aan, indien van toepassing zijnde, derden partijen en hoe de dashboards daarbij kunnen helpen.”

Wilt u meer weten over dashboards en Business Intelligence voor de juridische praktijk? Neem dan contact op met Eugène Haarmans of Johan Lijftogt voor meer informatie.