Business Intelligence (BI) wint binnen de advocatuur terrein. Begrijpelijk, aangezien u met de juiste toepassing van Business Intelligence, grip krijgt op de financiële status van uw kantoor. Veel kantoren stoeien met vragen zoals: ‘Waarom loopt de debiteurenpositie zo op?’ en ‘Waarom ben ik na een dag hard werken maar vier uur declarabel?’. Business Intelligence tools helpen kantoren om financieel in controle te zijn en vanuit daar, goed onderbouwd aan de toekomst te werken. Hoe u BI binnen uw kantoor op een goede manier introduceert, vertel ik u hier.

Wat is Business Intelligence?

Als klanten mij vragen wat Business Intelligence precies is, zeg ik altijd: ‘Met Business Intelligence wordt data uit het verleden gebruikt om het heden te duiden en de toekomst te plannen’. Met Business Intelligence verzamelt u, op een geautomatiseerde wijze, relevante data binnen een kantoor. Deze verzamelde gegevens zet u om in informatie waaruit u conclusies én lering kunt trekken. Deze informatie dient op zijn beurt te leiden tot kennis en het zetten van de juiste stappen vooruit. Hierdoor kunt u proactief werken en ondernemen, in plaats van reactief. Kortom, met Business Intelligence zet u gegevens om in inzichten.

Hoe pakt u een BI-project aan?

Hieronder deel ik zeven stappen met u, voor het succesvol implementeren van een Business Intelligence tool, gebaseerd op de ervaring met de implementatie van onze tool: Dynamic Law Manager (CCdlm). Enkele van deze stappen besprak ik al eerder tijdens de Lexxyn Legal IT Talk: Dashboards & Business Intelligence. Dit webinar kunt u hier terugkijken.

1. Gevoel van urgentie dient aanwezig te zijn
Het belangrijkste bij ieder BI-project, is dat er urgentie moet zijn. Er dient een gevoel te heersen dat men de grip op de huidige status kwijt is. In de inleiding schetste ik al twee vragen waar veel advocaten en boekhouders mee worstelen. Maar er zijn zoveel meer vragen waar advocaten, boekhouders en partners vandaag de dag mee rondlopen. Als er geen concrete antwoorden op die vragen kunnen worden geformuleerd, is een BI-tool aan te raden. Business Intelligence geeft u immers antwoorden op alle vragen.

2. Stel een projectgroep samen
Ok, de urgentie is er. Dan is het zaak een projectgroep samen te stellen van ca. twee tot vier personen. Wij adviseren om hiervoor een mix aan personen te selecteren. Deze mix bestaat idealiter uit een controller of boekhouder, secretaresse en een lid van de maatschap. Deze projectgroep bepaalt samen de kansen en risico’s van Business Intelligence.

3. Bepaal doelstellingen
De volgende stap die de projectgroep moet nemen, is het formuleren van de doelstellingen. Wat wilt u bereiken met een BI-tool? Welke concrete vragen zijn er binnen het kantoor en welke antwoorden wenst u daarop te vinden? Peil ook binnen de organisatie met welke vragen en pijnpunten medewerkers worstelen. Tijdens deze stap bepaalt u welke informatie van belang is. Ook inventariseert u waar huidige data zich bevindt. Kortom, in welke applicaties staat wat voor type informatie.

4. Gesprek met BI-consultant
Tijdens - of aan het einde van stap drie - is het aan te raden om met een Business Intelligence consultant samen te gaan zitten. Het is lastig spreken voor andere consultants, maar onze BI-specialisten halen de onderbuik kriebels boven tafel en maken ze concreet.

Samen met de projectgroep bepaalt de consultant wat er inzichtelijk gemaakt moet worden en waarvoor. Vervolgens loopt de consultant met de projectgroep door de basis rapportages en dashboards uit Dynamic Law Manager. In vele gevallen dekt deze basisset 80% van de BI-wensen van ieder kantoor. Specifieke wensen worden op maat ingericht. We adviseren hierbij altijd om het zo eenvoudig mogelijk te houden. Zo voorkom je dat het project én de uiteindelijke tool te complex worden.

Tip: Diverse aanbieders van software voor dossier- en financiële administratie bieden een BI-applicatie aan, of werken samen met een vaste leverancier. In de praktijk levert dit veelal de beste resultaten op, doordat precies de juiste data worden uitgelezen en vertaald. Kiest uw kantoor voor een andere BI-tool, duik dan goed met beide leveranciers in de database structuur en de koppeling tussen de twee applicaties. U wilt immers dat de interpretatie van gegevens juist verloopt.

5. Rapportages
In deze stap worden de rapportages in gebruik genomen. In de meeste gevallen betreft dit, gebaseerd op behoeften van kantoren, eenvoudige en overzichtelijke rapportages. Hierin wordt onder andere gekeken naar:

• Het aantal nieuw binnengekomen dossiers;
• Het aantal nieuwe relaties;
• De geschreven uren;
• De omzet;
• De resultaten per rechtsgebied;
• De zaaktypes;
• De ouderdomsanalyses van crediteuren en debiteuren.

Deze rapportages worden veelal gepresenteerd in een dashboard. Hierin vindt u alle data overzichtelijk bij elkaar. Op basis van deze dashboards kunt u voorspellingen doen en verwachtingen onderbouwen. Vaak worden meerdere dashboardvarianten ingezet, gebaseerd op dezelfde data, maar afhankelijk van de eindgebruiker. Wij adviseren ook altijd te monitoren welke data en rapportages worden geraadpleegd en waarvoor. Dit biedt waardevolle inzichten om de BI-tool voor uw kantoor te optimaliseren.

6. Signaalfuncties implementeren
Nu de rapportages staan, en er is bepaald wat belangrijk voor u is, is het tijd om ‘signaalfuncties’ in te richten. Stel, u wilt weten wanneer de liquiditeit – of bijvoorbeeld declarabele uren - een bepaalde ondergrens bereiken, dan ontvangt u direct een seintje. Het grote voordeel is dat u direct kunt handelen alvorens ‘kritische’ punten te bereiken. U kunt hierdoor signaalwaarden gebruiken om acties en reacties in gang te zetten.

7. Conclusies trekken
In de historische data van uw kantoor zitten veel potentiële lessen om de toekomst mee vorm te geven. Sterktes en zwaktes van het kantoor worden inzichtelijk gemaakt. Ikzelf zie bij kantoren diverse positieve veranderingen door de inzet van BI. Zo weet een kantoor precies wat de gemiddelde omzet per dossier in een bepaald rechtsgebied was. Hebben zij voor het lopende jaar omzetdoelen geformuleerd, dan is het eenvoudig om te bepalen hoeveel dossiers er behandeld moeten worden om deze te behalen. Dit leidt weer tot het inzicht of de huidige bezetting op kantoor dat wel aankan.

Mijn conclusie? Ieder kantoor heeft een schat aan data. Het is ontzettend waardevol om deze data te gaan gebruiken voor de toekomst. Met de inzet van BI kunt u de toekomst onderbouwd gaan uitstippelen en vormgeven. Dat is kostbaar voor ieder advocatenkantoor met ambitie.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Business Intelligence voor uw kantoor? Neem dan contact met mij op via Eugène@ClipConsultants.nl.