Voor Nederlandse advocatenkantoren is het sturen op data nog geen gemeengoed, terwijl er in de software vaak zoveel informatie verscholen gaat, dat het zonde is deze niet te gebruiken. De data in de systemen wordt nu vooral gebruikt om de facturen te versturen en aan cliënten te verantwoorden hoeveel er gedeclareerd wordt. Waarom zou je als advocaat een stapje verder moeten gaan, en Business Intelligence gaan toepassen in je praktijk?
Heden, verleden, toekomst
Op bijna ieder stukje informatie in een softwarepakket is een rapport te bouwen, maar de kunst is om in deze grote stapel datapunten te bepalen welke relevant zijn en welke niet. En daarbij moet je bereid zijn om als kantoor consequenties te verbinden aan inzichten die uit data komen. De schat aan informatie die verscholen gaat in de grote berg cijfers, kan ingezet worden om de efficiëntie van het kantoor te verbeteren, zwakke plekken in de financiële huishouding te ontdekken of individuele medewerkers beter aan te kunnen sturen.
Als Clip Consultants hebben we voor onze CClaw gebruikers een aantal standaardrapportages ontwikkeld waarmee de belangrijkste informatie uit de financiële en dossieradministratie inzichtelijk is te maken. Welke advocaten hebben bijvoorbeeld de meeste dossiers op hun naam staan? En hoeveel tijd wordt er gemiddeld aan een dossier besteed? Hoe zit het met de betalingssnelheid van debiteuren en welke rechtsgebieden presteren het beste of het minste binnen het kantoor?
Bereid zijn te sturen op data
De kunst is om te identificeren welke datapunten voor het kantoor relevant zijn om succesvol te worden. Wij adviseren kantoren dan ook om, voordat er met Business Intelligence wordt gestart, goed na te denken wat voor inzichten men uit de data wil halen, maar bovenal welke consequenties men aan nieuwe inzichten wil verbinden. Als een medewerker een ver bovengemiddeld aantal dossiers beheert, gaan we die dossiers dan herverdelen om de werkdruk in het kantoor beter te sturen bijvoorbeeld? De data geeft het inzicht, u voert zelf de verandering door.
Soms is data ook voor meerdere interpretaties vatbaar. Want de verdeling van dossiers naar rechtsgebied kan aan de ene kant laten zien dat een bepaalde sectie supersuccesvol is vanwege het grote aantal dossiers. Maar als dat aantal dossiers zo groot is omdat de doorlooptijd heel laag is, vraagt dat om een andere maatregel.
Business Intelligence geeft in het beginsel vooral antwoord op de vragen “hoeveel, wie, welke”; kwantificeerbare informatie. Een mens zal hier vervolgens zelf interpretaties aan moeten geven en gaan graven in de vraag waarom een bepaalde trend of grafiek is zoals hij is.
Definitiekwesties
Behalve dat data soms dus voor meer interpretaties vatbaar is, zijn definities dat ook. In onze gesprekken met kantoren bij het tot stand brengen van onze standaardrapportages, kwamen we bijvoorbeeld tot de conclusie dat vier verschillende kantoren, vier verschillende definities van omzet hanteerden. De rekensom van de posten die samen de omzet vormden, was voor ieder kantoor anders. Daarom vraagt een goede Business Intelligence oplossing altijd om een goed voortraject waarin afspraken worden gemaakt wat precies gerapporteerd gaat worden, en zoals gezegd, welke consequenties een rapportage met zich meebrengt.
Het mooie is dat de Business Intelligence oplossing van Clip Consultants, DLM (Dynamic Law Manager), in staat is om aan bepaalde drempelwaarden in rapportages ook automatische acties en notificaties te koppelen. Dat stelt medewerkers en management in staat om proactief te sturen bij veranderingen in het systeem, die vooraf afgesproken parameters overschrijden. Zo houd je grip op het kantoor, met behulp van data.
Meer weten?
Wilt u meer weten over Business Intelligence voor de advocatuur? Kijk dan het webinar Legal IT Talks: Dashboards & Business Intelligence terug, waarin Eugene Haarmans verder uitlicht wat er allemaal mogelijk is op dit gebied. Of neem contact op met Clip Consultants voor meer informatie over Dynamic Law Manager.